Mudanças entre as edições de "Estágio CIEE - Folha de Frequência"

De Saude Legal
 
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A SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL - '''SEPLAD está desenvolvendo um sistema para a gestão do estágio CIEE, o SIGEST''' (Sistema de Gestão de Estágios), por meio do qual o estagiário deverá registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, '''PORÉM ELE ENCONTRA-SE SUSPENSO PARA REALIZAÇÃO DE MANUTENÇÕES''' e as folhas de frequência permanecem de forma física e enviada pelo SEI.
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A Secretaria de Estado de Economia (SEEC) desenvolveu um sistema de gerenciamento de estágios não obrigatórios, chamado Sistema de Gestão de Estágios (SIGEST). Com este novo sistema, os estagiários deverão registrar o ponto diretamente no sistema, eliminando a necessidade de impressão e preenchimento manual da folha de ponto.
  
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{| class="wikitable"
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|A implantação foi iniciada em 01/08/23 e não serão mais aceitas as folhas de frequências preenchidas manualmente.
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Abaixo estão as principais informações para a implementação do SIGEST:
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'''1. Acesso ao [https://portalservicos.economia.df.gov.br/ SIGEST]:'''
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* Login e senha dos estagiários: <br>
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CPF ('''sem ponto, sem traço''') + senha ''2024@sigest'' - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em esqueceu a senha.
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* Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos: <br>
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O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional).
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Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional. [https://drive.google.com/file/d/1EXteIAMQmTydb3Gd4HAQTmwqAJIWyfe4/view?usp=sharing Clique aqui!].
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* Servidores que nunca solicitaram estagiários antes: <br>
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O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Mas após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "Centro de Suporte" e depois em "Sistema de Gestão de Estagiários (SIGEST)".
  
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, '''o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo;'''
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|Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema deve enviar um e-mail à GES, para estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: "Acesso ao Sigest". No e-mail, informe o problema ocorrido, seu nome completo, o nome do estagiário e inclua um print ou foto da tela do sistema onde ocorreu o erro.
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A Gerência de Educação em Saúde/GES/SUGEP é responsável '''por receber as folhas de frequência''' de todos os estagiários CIEE que realizam estágio na SES-DF e posteriormente encaminhá-las a SEPLAD, que efetuará o pagamento da bolsa.
 
  
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'''2. Módulo de folha de ponto'''
  
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[[Arquivo:FOTO ATENÇÃO.png|miniaturadaimagem|centro]]
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* '''Estagiário'''
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O estagiário precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, a partir do dia 01/08/23.<br>
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No dia em que o estagiário faltar, ele deverá criar uma ocorrência no sistema e anexar o documento justificando a ausência (atestado médico, declaração, etc.) para que o supervisor possa validar.
  
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Segue o passo a passo para o estagiário realizar o registro dentro do sistema: [https://drive.google.com/file/d/1QNDv_LmtFdbkElfLy9pxw8VulkdGgFKN/view?usp=sharing Passo a passo - Registro de Ponto].
  
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=== Como imprimir a folha de frequência? ===
 
  
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No início de todo mês, o estagiário deve acessar o site da SEPLAD, no link [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ Hesk] para imprimir a folha de frequência do mês.
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A SEEC disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/knowledgebase.php?article=229 link]:
  
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=== Como deve ser preenchida a folha de frequência? ===
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Módulo 1 – [https://youtu.be/krZRY5Oz18g Registro de ponto] <br>
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Módulo 2 – [https://youtu.be/oo93I_zwQ9Y Abrir uma ocorrência]
  
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• O cabeçalho da folha de ponto dos estagiários deve ser preenchido com o nome do estagiário, código CIEE, curso, marcação do ensino médio ou superior e órgão/setor de atividade do estágio.
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* '''Supervisor'''
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O supervisor deve realizar o acompanhamento e tratamento da folha diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de enviar a folha física para a GES ou NEPS.
  
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• Nos campos ENTRADA e SAÍDA, o estagiário deverá assinar seu nome e no campo HORÁRIO, deve ser inserido '''o horário REAL de trabalho''' (Ex: Chegada/saída 8h05-12h05, 8h10-12h10, 7h55- 11h55).
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Nos dias em que o estagiário não registrar o ponto, ele deverá abrir uma ocorrência no sistema justificando a falta de registro. O supervisor '''deverá''' validar cada ocorrência, observando o tipo abaixo para utilizar a opção adequada.
  
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• A folha de ponto deve ser preenchida/assinada diariamente com '''caneta na cor azul'''.
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'''1) Ajuste do Ponto (AP)''' - em caso de esquecimento de batida ou problema ao acessar o sistema. Nessa opção é possível incluir o horário de entrada e saída daquele dia. <br>
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a) Trabalho Presencial (TP) – Salário: SIM / Vale Transporte: SIM
  
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• '''Não poderá haver rasuras''' na folha de frequência e esta deve ser assinada e carimbada pelo supervisor (caso não tenha carimbo, deverá assinar e colocar número da matrícula).
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'''2) Falta Injustificada (FI)''' - quando o estagiário não apresentar nenhum documento comprovando sua ausência.<br>
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a) Salário: NÃO / Vale Transporte: NÃO
  
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• Na ausência do supervisor no dia de assinar a folha de ponto (férias, atestado, licença, etc),                              '''a chefia imediata ou o servidor que ficou responsável pelo estagiário pode assinar''' e justificar a ausência do supervisor.
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'''3) Falta Justificada (FJ)''' - quando o estagiário apresenta algum documento comprovando sua ausência.<br>
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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• Em casos de faltas justificadas, é necessário '''anexar o atestado médico original ou outro documento''' que justifique a ausência do estagiário, como exemplo a declaração escolar de atividade.
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'''4) Recesso (RC)''' - quando o estagiário está usufruindo do recesso. <br>
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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• Nos dias de feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE”.
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'''5) Feriado (FR)''' - para os dias de Feriados <br>
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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Obs.: Atestado médico do estagiário só pode '''até de 15 dias''', pois o estagiário não está coberto pelo INSS.
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'''6) Ponto Facultativo (PF)''' - para os dias de Ponto Facultativo <br>
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'''Atestado de acompanhamento''' é aceito em situações ''de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos''. Estando '''bem descrito no atestado''' a situação do acompanhado.
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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Lembrando que a Modalidade de Trabalho '''Presencial''' gera o pagamento referente à:<br>
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a) Salário: SIM<br>
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b) Vale Transporte: SIM
  
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=== Como e quando deve ser enviada a folha de frequência? ===
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Após a validação de todas as ocorrências, o supervisor deverá '''homologar a folha até o 1º dia útil do mês''', para que todos os trâmites de pagamento sejam realizados dentro do prazo.
  
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• O supervisor deve '''conferir e assinar''' a folha de frequência;
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A SEEC disponibilizou um vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: [https://youtu.be/fhiBapXPop4 Vídeo para supervisor]
  
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• O supervisor deve '''digitalizar e enviar''' a folha pelo processo SEI;
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[[Arquivo:responsabilidade.png|commoldura|centro]]
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• Os supervisores lotados na Região Central enviarão as folhas no processo SEI recebido pela GES, impreterivelmente '''até o 1º DIA ÚTIL DO MÊS SUBSEQUENTE AO TRABALHADO''';
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3. Orientações '''
  
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• Os supervisores lotados nas demais regionais enviarão as folhas no processo SEI que o NEPS criou especificamente para folha de frequência, '''até o dia 30/31 do mês''' para que eles nos envie até o 1º dia útil do mês subsequente ao estagiado;
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. O estagiário poderá registrar ocorrências no sistema, como exemplo informar o esquecimento da marcação de uma entrada ou saída.
  
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. O supervisor deve se atentar à inclusão dos documentos anexos à folha, como atestado médico e declarações, que deve ser feita pelo próprio estagiário.
  
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Folha de frequência '''não entregue ou entregue fora do prazo''' poderá acarretar o não pagamento ou atraso no pagamento da bolsa dos respectivos estagiários.
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. O prazo para conferência final da folha é até o 1º dia útil do mês subsequente, que é realizada pelo supervisor diretamente no SIGEST, sem necessidade de utilizar o SEI.  
  
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. Caso o supervisor saiba que não estará presente no dia de validar a folha (abono, folga, férias etc), ele precisará nos enviar os dados de outro servidor que ficará responsável pela folha, preferencialmente a chefia imediata (Nome completo, e-mail institucional (@saude.df.gov.br), CPF, matrícula, formação e telefone celular).
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      - Enviar os dados pelo processo SEI solicitando que cadastre e vincule esse novo servidor ao respectivo estagiário.
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      - E esse servidor substituto terá que acessar o sistema no 1º  dia útil do mês e validar a folha de ponto do estagiário.
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. Os pontos que não forem tratados/justificados dentro do prazo serão considerados da forma que está no sistema, podendo impactar no pagamento da bolsa do estagiário.
  
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. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que anexar a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.
  
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.  Nos dias de recesso, feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação "RECESSO", “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE” na ocorrência para justificar a falta de registro do ponto.
  
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Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS.
  
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Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.
  
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=== PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS NAS FOLHAS DE PONTO RECEBIDAS NA GES: ===
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo; Com o sistema SIGEST, o supervisor deve acompanhar o registro do ponto e validar as ocorrências, caso necessário.
  
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'''A.''' Espaços em branco (sem assinatura ou justificativa) - quando receber a folha de frequência do(a) estagiário(a) e tiver espaços em branco sem justificativa,  o(a) supervisor(a) deverá escrever "FALTA" para os dias em que o(a) estagiário(a) faltou ao estágio. Lembramos que a reposição de horário é proibida para não ultrapassar a carga horária de 4 horas diária e 20 horas semanal.
 
  
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'''B.''' Se o(a) estagiário(a) escrever "Atestado Médico" - deverá ser anexado o respectivo atestado médico para justificar os dias informados. Lembramos que só escrever "Atestado Médico" sem anexar o documento oficial que comprove isso não será aceito pelo CIEE e pela Seplad.
 
  
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'''C.''' Folha de frequência digitalizada em PDF sem anexar o atestado ou declaração que justifique a falta - no despacho o(a)supervisor(a) informa que o documento foi anexo, mas não anexa o que informou. Acrescentamos que o documento deverá ser digitalizado junto com a folha de ponto (no mesmo arquivo).
 
  
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'''D.''' A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que digitalizar junto com a folha de frequência a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.
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= Manuais =
  
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'''E.''' Recesso (solicitamos enviar para a GES o DOCUMENTO DE PROGRAMAÇÃO ANUAL DE RECESSO DE ESTÁGIO-DPR com pelo menos 30 dias de antecedência) - alguns estagiários estão usufruindo o recesso sem autorização da SEPLAD porque o(a)supervisor(a) não envia o DPR em tempo hábil, ou não envia o DPR ou o envia com os dias de recesso já em andamento. Lembramos que o(a) estagiário(a) deverá escrever recesso nos dias usufruídos (não deixar os espaços em branco) e reforçamos que o DPR deverá ser digitalizado junto com a folha de frequência dos meses de usufruto.
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A SEPLAD disponibilizou:
  
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'''F.''' Folhas de frequência sem a assinatura do(a)supervisor(a) - recebemos algumas folhas sem a assinatura do(a) supervisor(a), é necessário verificar se a folha de frequência foi assinada antes de digitalizá-la. Lembramos que na ausência do(a) supervisor(a), o(a) servidor(a) que ficou responsável pelo(a) estagiário(a) poderá assinar a folha de frequência e anexá-la no processo SEI.
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a. '''Vídeos explicativos''' com o passo a passo para uso do sistema referente aos módulos folha de ponto do estagiário e solicitação de estagiários por meio do [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/knowledgebase.php?article=229 Hesk].
  
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'''G.''' Folhas de frequência com rasura - ao receber a folha o(a) supervisor(a) deverá verificar se não tem rasura, se houver, deverá solicitar ao(à) estagiário(a) que imprima e assine nova folha de frequência. Lembramos que ela é um documento oficial que autoriza o pagamento da bolsa e do auxílio transporte ao(à) estagiário(a) pelo GDF e por esse motivo requer confiabilidade. Solicitamos também atenção à clareza da folha digitalizada.
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b. '''Manual''' de Utilização do SIGEST 118334654.
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c. Caso alguma informação esteja incorreta dentro do SIGEST (nome incorreto, horário, etc), o estagiário ou supervisor '''deve abrir um chamado''', clicando na atividade “Preciso de Ajuda” / “Portal de Serviços” / “Suporte SIGEST” / “Solicitação de Atendimento”, e solicitar a correção da informação.
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d. Demais informações disponíveis na base de conhecimento do [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ Hesk].
  
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'''H.''' PDF da Folha de ponto com arquivos estranhos a ela ou ao(à) estagiário(a)​ - deverá ser digitalizado 01 (um) PDF por estagiário(a), salvá-lo com o nome do(a) estagiário(a) e nele deverá conter: a folha de ponto e as justificativas (se houver faltas justificadas, ex: atestado médico; atestado de comparecimento, de consulta, de exame ou de acompanhante; atestado de dentista; atestado de alistamento militar; declaração de atividade escolar; etc.).
 
  
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'''I.''' Lembramos que se houver rescisão (a pedido do(a) estagiário(a) ou por término de contrato) o formulário de deverá ser anexado ao processo em arquivo separado e salvo com o nome do(a) estagiário(a). Enviar junto o formulário de recesso referente ao 2º período.
 
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= Ver também =  
 
= Ver também =  
 
[[Estágio CIEE - O que é um ticket?|O que é um ticket?]]
 
[[Estágio CIEE - O que é um ticket?|O que é um ticket?]]

Edição atual tal como às 18h36min de 17 de maio de 2024

A Secretaria de Estado de Economia (SEEC) desenvolveu um sistema de gerenciamento de estágios não obrigatórios, chamado Sistema de Gestão de Estágios (SIGEST). Com este novo sistema, os estagiários deverão registrar o ponto diretamente no sistema, eliminando a necessidade de impressão e preenchimento manual da folha de ponto.

A implantação foi iniciada em 01/08/23 e não serão mais aceitas as folhas de frequências preenchidas manualmente.

Abaixo estão as principais informações para a implementação do SIGEST:

1. Acesso ao SIGEST:

  • Login e senha dos estagiários:

CPF (sem ponto, sem traço) + senha 2024@sigest - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em esqueceu a senha.

  • Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional. Clique aqui!.

  • Servidores que nunca solicitaram estagiários antes:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Mas após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "Centro de Suporte" e depois em "Sistema de Gestão de Estagiários (SIGEST)".

Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema deve enviar um e-mail à GES, para estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: "Acesso ao Sigest". No e-mail, informe o problema ocorrido, seu nome completo, o nome do estagiário e inclua um print ou foto da tela do sistema onde ocorreu o erro.


2. Módulo de folha de ponto

  • Estagiário

O estagiário precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, a partir do dia 01/08/23.
No dia em que o estagiário faltar, ele deverá criar uma ocorrência no sistema e anexar o documento justificando a ausência (atestado médico, declaração, etc.) para que o supervisor possa validar. 

Segue o passo a passo para o estagiário realizar o registro dentro do sistema: Passo a passo - Registro de Ponto.


A SEEC disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste link:

Módulo 1 – Registro de ponto
Módulo 2 – Abrir uma ocorrência

  • Supervisor

O supervisor deve realizar o acompanhamento e tratamento da folha diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de enviar a folha física para a GES ou NEPS.

Nos dias em que o estagiário não registrar o ponto, ele deverá abrir uma ocorrência no sistema justificando a falta de registro. O supervisor deverá validar cada ocorrência, observando o tipo abaixo para utilizar a opção adequada.

1) Ajuste do Ponto (AP) - em caso de esquecimento de batida ou problema ao acessar o sistema. Nessa opção é possível incluir o horário de entrada e saída daquele dia.
a) Trabalho Presencial (TP) – Salário: SIM / Vale Transporte: SIM

2) Falta Injustificada (FI) - quando o estagiário não apresentar nenhum documento comprovando sua ausência.
a) Salário: NÃO / Vale Transporte: NÃO

3) Falta Justificada (FJ) - quando o estagiário apresenta algum documento comprovando sua ausência.
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

4) Recesso (RC) - quando o estagiário está usufruindo do recesso.
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

5) Feriado (FR) - para os dias de Feriados
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

6) Ponto Facultativo (PF) - para os dias de Ponto Facultativo
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

Lembrando que a Modalidade de Trabalho Presencial gera o pagamento referente à:
a) Salário: SIM
b) Vale Transporte: SIM 

Após a validação de todas as ocorrências, o supervisor deverá homologar a folha até o 1º dia útil do mês, para que todos os trâmites de pagamento sejam realizados dentro do prazo.

A SEEC disponibilizou um vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: Vídeo para supervisor

Responsabilidade.png


3. Orientações

. O estagiário poderá registrar ocorrências no sistema, como exemplo informar o esquecimento da marcação de uma entrada ou saída.

. O supervisor deve se atentar à inclusão dos documentos anexos à folha, como atestado médico e declarações, que deve ser feita pelo próprio estagiário.

. O prazo para conferência final da folha é até o 1º dia útil do mês subsequente, que é realizada pelo supervisor diretamente no SIGEST, sem necessidade de utilizar o SEI.

. Caso o supervisor saiba que não estará presente no dia de validar a folha (abono, folga, férias etc), ele precisará nos enviar os dados de outro servidor que ficará responsável pela folha, preferencialmente a chefia imediata (Nome completo, e-mail institucional (@saude.df.gov.br), CPF, matrícula, formação e telefone celular). 

     - Enviar os dados pelo processo SEI solicitando que cadastre e vincule esse novo servidor ao respectivo estagiário.
     - E esse servidor substituto terá que acessar o sistema no 1º  dia útil do mês e validar a folha de ponto do estagiário.

. Os pontos que não forem tratados/justificados dentro do prazo serão considerados da forma que está no sistema, podendo impactar no pagamento da bolsa do estagiário.

. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que anexar a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.

. Nos dias de recesso, feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação "RECESSO", “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE” na ocorrência para justificar a falta de registro do ponto.

Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS.

Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.

Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo; Com o sistema SIGEST, o supervisor deve acompanhar o registro do ponto e validar as ocorrências, caso necessário.



Manuais

A SEPLAD disponibilizou:

a. Vídeos explicativos com o passo a passo para uso do sistema referente aos módulos folha de ponto do estagiário e solicitação de estagiários por meio do Hesk.

b. Manual de Utilização do SIGEST 118334654.

c. Caso alguma informação esteja incorreta dentro do SIGEST (nome incorreto, horário, etc), o estagiário ou supervisor deve abrir um chamado, clicando na atividade “Preciso de Ajuda” / “Portal de Serviços” / “Suporte SIGEST” / “Solicitação de Atendimento”, e solicitar a correção da informação.

d. Demais informações disponíveis na base de conhecimento do Hesk.


Ver também

O que é um ticket?

Disponível em “http://wiki.saude.df.gov.br/index.php?title=Estágio_CIEE_-_Folha_de_Frequência&oldid=10796”