Estágio CIEE - Folha de Frequência

A Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Administração do Distrito Federal - SEPLAD está trabalhando atualmente no desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de estágios não obrigatórios, conhecido como Sistema de Gestão de Estágios - SIGEST. Com este novo sistema, os estagiários deverão registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, eliminando a necessidade da impressão e preenchimento manual da folha de ponto.

A implantação foi iniciada em 01/08/23 e não serão mais aceitas as folhas de frequências preenchidas manualmente.

Abaixo estão as principais informações para a implementação do SIGEST:

1. ACESSO AO SIGEST:

1.1 Login e senha dos estagiários:

CPF (sem ponto, sem traço) + senha 2023@sigest - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em ESQUECEU A SENHA.

1.2 Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional).

Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional 108865500.

1.3 Servidores que nunca solicitaram estagiários antes:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Mas após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "CENTRO DE SUPORTE" e depois em "SISTEMA DE GESTÃO DE ESTAGIÁRIOS-SIGEST".

1.4. Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema:

Enviar à GES por e-mail: estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: Acesso ao Sigest, informando o problema ocorrido, nome completo, nome do estagiário e print/foto da tela do sistema que ocorreu o erro.

2. MÓDULO FOLHA DE PONTO:

2.1 Para os Estagiários:

Precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, a partir do dia 01/08/23. No dia que o estagiário faltar deverá criar uma OCORRÊNCIA e anexar o documento justificando a falta (atestado médico, declaração, etc) para o supervisor validar.

Segue o passo a passo para o estagiário realizar o registro dentro do sistema: Passo a passo - Registro de Ponto (123038865) - SEI.

A SEPLAD disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste link:

Módulo 1 – Registro de ponto

Módulo 2 – Abrir uma ocorrência

2.2 Para Supervisores:

Devem realizar o acompanhamento e tratamento da folha diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de envio da folha física para a GES (ou NEPS).

Nos dias que o estagiário não registrar o ponto, ele deverá abrir uma OCORRÊNCIA dentro do sistema justificando a falta de registro. Você supervisor deverá validar cada ocorrência observando o TIPO abaixo para utilizar a opção adequada.

1) Ajuste do Ponto (AP) - em caso de esquecimento de batida ou problema ao acessar o sistema. Nessa opção é possível incluir o horário de entrada e saída daquele dia.

a) Trabalho Presencial (TP) – Salário: SIM / Vale Transporte: SIM

2) Falta Injustificada (FI) - quando o estagiário não apresentar nenhum documento comprovando sua ausência.

a) Salário: NÃO / Vale Transporte: NÃO

3) Falta Justificada (FJ) - quando o estagiário apresenta algum documento comprovando sua ausência.

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

4) Recesso (RC) - quando o estagiário está usufruindo do recesso

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

5) Feriado (FR) - para os dias de Feriados

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

6) Ponto Facultativo (PF) - para os dias de Ponto Facultativo

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

Lembrando que a Modalidade de Trabalho Presencial gera o pagamento referente à:

a) Salário: SIM b) Vale Transporte: SIM

Após a validação de todas as ocorrências, o supervisor deverá HOMOLOGAR a folha até o 1º dia útil do mês, para que todos os trâmites de pagamento sejam realizados dentro do prazo.

A SEPLAD disponibilizou o seguinte vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: Vídeo para supervisor

2.3 ORIENTAÇÕES MÓDULO DE FOLHA PONTO:

. O estagiário poderá registrar ocorrências no sistema, como exemplo informar o esquecimento da marcação de uma entrada ou saída.

. O supervisor deve se atentar à inclusão dos documentos anexos à folha, como atestado médico e declarações, que deve ser feita pelo próprio estagiário.

. O prazo para conferência final da folha é até o 1º dia útil do mês subsequente, que é realizada pelo supervisor diretamente no SIGEST, sem necessidade de utilizar o SEI.

. Caso o supervisor saiba que não estará presente no dia de validar a folha (abono, folga, férias etc), ele precisará nos enviar os dados de outro servidor que ficará responsável pela folha, preferencialmente a chefia imediata (Nome completo, e-mail institucional (@saude.df.gov.br), CPF, matrícula, formação e telefone celular).

     - Enviar os dados pelo processo SEI solicitando que cadastre e vincule esse novo servidor ao respectivo estagiário.
     - E esse servidor substituto terá que acessar o sistema no 1º  dia útil do mês e validar a folha de ponto do estagiário.
     

. Os pontos que não forem tratados/justificados dentro do prazo serão considerados da forma que está no sistema, podendo impactar no pagamento da bolsa do estagiário.

. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que anexar a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.

. Nos dias de recesso, feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação "RECESSO", “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE” na ocorrência para justificar a falta de registro do ponto.

Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS.

Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.

Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo; Com o sistema SIGEST, o supervisor deve acompanhar o registro do ponto e validar as ocorrências, caso necessário.

Manuais

A SEPLAD disponibilizou:

a. Vídeos explicativos com o passo a passo para uso do sistema referente aos módulos folha de ponto do estagiário e solicitação de estagiários por meio do Hesk.

b. Manual de Utilização do SIGEST 118334654.

c. Caso alguma informação esteja incorreta dentro do SIGEST (nome incorreto, horário, etc), o estagiário ou supervisor deve abrir um chamado, clicando na atividade “Preciso de Ajuda” / “Portal de Serviços” / “Suporte SIGEST” / “Solicitação de Atendimento”, e solicitar a correção da informação.

d. Demais informações disponíveis na base de conhecimento do Hesk.

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