Mudanças entre as edições de "Estágio CIEE - Folha de Frequência"

De Saude Legal
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A SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL - '''SEPLAD está desenvolvendo um sistema para a gestão do estágio CIEE, o SIGEST''' (Sistema de Gestão de Estágios), por meio do qual o estagiário deverá registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, '''PORÉM ELE ENCONTRA-SE SUSPENSO PARA REALIZAÇÃO DE MANUTENÇÕES''' e as folhas de frequência permanecem de forma física e enviada pelo SEI.
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A Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Administração do Distrito Federal - SEPLAD está trabalhando atualmente no desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de estágios não obrigatórios, conhecido como Sistema de Gestão de Estágios - SIGEST. Com este novo sistema, '''os estagiários deverão registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, eliminando a necessidade da impressão e preenchimento manual da folha de ponto.'''
  
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A implantação foi iniciada em 01/08/23 e não serão mais aceitas as folhas de frequências preenchidas manualmente.
  
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, '''o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo;'''
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[[Arquivo:pessoa.png|miniaturadaimagem|centro]]
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Abaixo estão as '''principais informações''' para a implementação do SIGEST:
  
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A Gerência de Educação em Saúde/GES/SUGEP é responsável '''por receber as folhas de frequência''' de todos os estagiários CIEE que realizam estágio na SES-DF e posteriormente encaminhá-las a SEPLAD, que efetuará o pagamento da bolsa.
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1. ACESSO AO [https://auth.seplad.df.gov.br/auth/realms/run2biz/protocol/openid-connect/auth?client_id=front-manager&redirect_uri=https%3A%2F%2Fportalservicos.seplad.df.gov.br%2F&state=b0dfba19-512e-4f73-a8c4-f88daf0a69a0&response_mode=fragment&response_type=code&scope=openid&nonce=9f0c5c5d-7b3b-4eb6-8692-abf9ca88f351 SIGEST]:
  
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1.1  '''Login e senha dos estagiários:'''
  
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[[Arquivo:FOTO ATENÇÃO.png|miniaturadaimagem|centro]]
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CPF ('''sem ponto, sem traço''') + senha 2023@sigest - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em ESQUECEU A SENHA.
  
  
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=== Como imprimir a folha de frequência? ===
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1.2 '''Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos:'''
  
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No início de todo mês, o estagiário deve acessar o site da SEPLAD, no link [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ Hesk] para imprimir a folha de frequência do mês.
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O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional).
  
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=== Como deve ser preenchida a folha de frequência? ===
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Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional 108865500.
  
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• O cabeçalho da folha de ponto dos estagiários deve ser preenchido com o nome do estagiário, código CIEE, curso, marcação do ensino médio ou superior e órgão/setor de atividade do estágio.
 
  
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• Nos campos ENTRADA e SAÍDA, o estagiário deverá assinar seu nome e no campo HORÁRIO, deve ser inserido '''o horário REAL de trabalho''' (Ex: Chegada/saída 8h05-12h05, 8h10-12h10, 7h55- 11h55).
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1.3 '''Servidores que nunca solicitaram estagiários antes:'''
  
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• A folha de ponto deve ser preenchida/assinada diariamente com '''caneta na cor azul'''.
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O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Mas após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "CENTRO DE SUPORTE" e depois em "SISTEMA DE GESTÃO DE ESTAGIÁRIOS-SIGEST".
  
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• '''Não poderá haver rasuras''' na folha de frequência e esta deve ser assinada e carimbada pelo supervisor (caso não tenha carimbo, deverá assinar e colocar número da matrícula).
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1.4. '''Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema''':
  
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• Na ausência do supervisor no dia de assinar a folha de ponto (férias, atestado, licença, etc),                               '''a chefia imediata ou o servidor que ficou responsável pelo estagiário pode assinar''' e justificar a ausência do supervisor.
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Enviar à GES por e-mail: estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: Acesso ao Sigest, informando o problema ocorrido, nome completo, nome do estagiário e print/foto da tela do sistema que ocorreu o erro.
  
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• Em casos de faltas justificadas, é necessário '''anexar o atestado médico original ou outro documento''' que justifique a ausência do estagiário, como exemplo a declaração escolar de atividade.
 
  
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• Nos dias de feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE”.
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'''2. MÓDULO FOLHA DE PONTO:'''
  
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Obs.: Atestado médico do estagiário só pode '''até de 15 dias''', pois o estagiário não está coberto pelo INSS.
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2.1 '''Para os Estagiários:'''
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'''Atestado de acompanhamento''' é aceito em situações ''de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos''. Estando '''bem descrito no atestado''' a situação do acompanhado.
 
  
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=== Como e quando deve ser enviada a folha de frequência? ===
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Precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, '''a partir do dia 01/08/23.'''
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No dia que o estagiário faltar deverá criar uma OCORRÊNCIA e anexar o documento justificando a falta (atestado médico, declaração, etc) para o supervisor validar.
  
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• O supervisor deve '''conferir e assinar''' a folha de frequência;
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Segue o passo a passo para o estagiário realizar o registro dentro do sistema: [https://drive.google.com/file/d/1GcgE0cgkMpq3afyMTkHmuTks9r34WuRj/view?usp=sharing Passo a passo - Registro de Ponto] (123038865) - SEI.
  
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• O supervisor deve '''digitalizar e enviar''' a folha pelo processo SEI;
 
  
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• Os supervisores lotados na Região Central enviarão as folhas no processo SEI recebido pela GES, impreterivelmente '''até o 1º DIA ÚTIL DO MÊS SUBSEQUENTE AO TRABALHADO''';
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A SEPLAD disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/knowledgebase.php?article=229 link]:
  
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• Os supervisores lotados nas demais regionais enviarão as folhas no processo SEI que o NEPS criou especificamente para folha de frequência, '''até o dia 30/31 do mês''' para que eles nos envie até o 1º dia útil do mês subsequente ao estagiado;
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Módulo 1 – [https://youtu.be/krZRY5Oz18g Registro de ponto]
  
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Módulo 2 – [https://youtu.be/oo93I_zwQ9Y Abrir uma ocorrência]
  
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Folha de frequência '''não entregue ou entregue fora do prazo''' poderá acarretar o não pagamento ou atraso no pagamento da bolsa dos respectivos estagiários.
 
  
  
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[[Arquivo:Legislação.png|commoldura|centro]]
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2.2 '''Para Supervisores:'''
  
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=== PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS NAS FOLHAS DE PONTO RECEBIDAS NA GES: ===
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Devem realizar o acompanhamento e '''tratamento da folha '''diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de envio da folha física para a GES (ou NEPS).
  
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'''A.''' Espaços em branco (sem assinatura ou justificativa) - quando receber a folha de frequência do(a) estagiário(a) e tiver espaços em branco sem justificativa,  o(a) supervisor(a) deverá escrever "FALTA" para os dias em que o(a) estagiário(a) faltou ao estágio. Lembramos que a reposição de horário é proibida para não ultrapassar a carga horária de 4 horas diária e 20 horas semanal.
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Nos dias que o estagiário não registrar o ponto, '''ele deverá abrir uma OCORRÊNCIA''' dentro do sistema justificando a falta de registro. '''Você supervisor deverá validar cada ocorrência observando o TIPO abaixo''' para utilizar a opção adequada'''.
  
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'''B.''' Se o(a) estagiário(a) escrever "Atestado Médico" - deverá ser anexado o respectivo atestado médico para justificar os dias informados. Lembramos que só escrever "Atestado Médico" sem anexar o documento oficial que comprove isso não será aceito pelo CIEE e pela Seplad.
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'''1) Ajuste do Ponto (AP)''' - em caso de esquecimento de batida ou problema ao acessar o sistema. Nessa opção é possível incluir o horário de entrada e saída daquele dia.
  
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'''C.''' Folha de frequência digitalizada em PDF sem anexar o atestado ou declaração que justifique a falta - no despacho o(a)supervisor(a) informa que o documento foi anexo, mas não anexa o que informou. Acrescentamos que o documento deverá ser digitalizado junto com a folha de ponto (no mesmo arquivo).
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a) Trabalho Presencial (TP) – Salário: SIM / Vale Transporte: SIM
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'''2) Falta Injustificada (FI)''' - quando o estagiário não apresentar nenhum documento comprovando sua ausência.
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a) Salário: NÃO / Vale Transporte: NÃO
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'''3) Falta Justificada (FJ)''' - quando o estagiário apresenta algum documento comprovando sua ausência.
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
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'''4) Recesso (RC)''' - quando o estagiário está usufruindo do recesso
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
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'''5) Feriado (FR)''' - para os dias de Feriados
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
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'''6) Ponto Facultativo (PF)''' - para os dias de Ponto Facultativo
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
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Lembrando que a Modalidade de Trabalho '''Presencial''' gera o pagamento referente à:
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a) Salário: SIM
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b) Vale Transporte: SIM
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Após a validação de todas as ocorrências, o supervisor deverá '''HOMOLOGAR a folha até o 1º dia útil do mês''', para que todos os trâmites de pagamento sejam realizados dentro do prazo.
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A SEPLAD disponibilizou o seguinte vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: [https://youtu.be/fhiBapXPop4 Vídeo para supervisor]
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'''D.''' A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que digitalizar junto com a folha de frequência a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.
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[[Arquivo:responsabilidade.png|commoldura|centro]]
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'''E.''' Recesso (solicitamos enviar para a GES o DOCUMENTO DE PROGRAMAÇÃO ANUAL DE RECESSO DE ESTÁGIO-DPR com pelo menos 30 dias de antecedência) - alguns estagiários estão usufruindo o recesso sem autorização da SEPLAD porque o(a)supervisor(a) não envia o DPR em tempo hábil, ou não envia o DPR ou o envia com os dias de recesso já em andamento. Lembramos que o(a) estagiário(a) deverá escrever recesso nos dias usufruídos (não deixar os espaços em branco) e reforçamos que o DPR deverá ser digitalizado junto com a folha de frequência dos meses de usufruto.
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'''2.3 ORIENTAÇÕES MÓDULO DE FOLHA PONTO:'''
  
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'''F.''' Folhas de frequência sem a assinatura do(a)supervisor(a) - recebemos algumas folhas sem a assinatura do(a) supervisor(a), é necessário verificar se a folha de frequência foi assinada antes de digitalizá-la. Lembramos que na ausência do(a) supervisor(a), o(a) servidor(a) que ficou responsável pelo(a) estagiário(a) poderá assinar a folha de frequência e anexá-la no processo SEI.
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. O estagiário poderá registrar ocorrências no sistema, como exemplo informar o esquecimento da marcação de uma entrada ou saída.
  
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'''G.''' Folhas de frequência com rasura - ao receber a folha o(a) supervisor(a) deverá verificar se não tem rasura, se houver, deverá solicitar ao(à) estagiário(a) que imprima e assine nova folha de frequência. Lembramos que ela é um documento oficial que autoriza o pagamento da bolsa e do auxílio transporte ao(à) estagiário(a) pelo GDF e por esse motivo requer confiabilidade. Solicitamos também atenção à clareza da folha digitalizada.
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. O supervisor deve se atentar à inclusão dos documentos anexos à folha, como atestado médico e declarações, que deve ser feita pelo próprio estagiário.
  
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'''H.''' PDF da Folha de ponto com arquivos estranhos a ela ou ao(à) estagiário(a)​ - deverá ser digitalizado 01 (um) PDF por estagiário(a), salvá-lo com o nome do(a) estagiário(a) e nele deverá conter: a folha de ponto e as justificativas (se houver faltas justificadas, ex: atestado médico; atestado de comparecimento, de consulta, de exame ou de acompanhante; atestado de dentista; atestado de alistamento militar; declaração de atividade escolar; etc.).  
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. O prazo para conferência final da folha é até o 1º dia útil do mês subsequente, que é realizada pelo supervisor diretamente no SIGEST, sem necessidade de utilizar o SEI.  
  
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'''I.''' Lembramos que se houver rescisão (a pedido do(a) estagiário(a) ou por término de contrato) o formulário de deverá ser anexado ao processo em arquivo separado e salvo com o nome do(a) estagiário(a). Enviar junto o formulário de recesso referente ao 2º período.
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. Caso o supervisor saiba que não estará presente no dia de validar a folha (abono, folga, férias etc), ele precisará nos enviar os dados de outro servidor que ficará responsável pela folha, preferencialmente a chefia imediata (Nome completo, e-mail institucional (@saude.df.gov.br), CPF, matrícula, formação e telefone celular).
 
   
 
   
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      - Enviar os dados pelo processo SEI solicitando que cadastre e vincule esse novo servidor ao respectivo estagiário.
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      - E esse servidor substituto terá que acessar o sistema no 1º  dia útil do mês e validar a folha de ponto do estagiário.
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. Os pontos que não forem tratados/justificados dentro do prazo serão considerados da forma que está no sistema, podendo impactar no pagamento da bolsa do estagiário.
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. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que anexar a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.
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.  Nos dias de recesso, feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação "RECESSO", “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE” na ocorrência para justificar a falta de registro do ponto.
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Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS.
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Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo; Com o sistema SIGEST, o supervisor deve acompanhar o registro do ponto e validar as ocorrências, caso necessário.
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= Manuais =
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A SEPLAD disponibilizou:
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a. '''Vídeos explicativos''' com o passo a passo para uso do sistema referente aos módulos folha de ponto do estagiário e solicitação de estagiários por meio do [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/knowledgebase.php?article=229 Hesk].
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b. '''Manual''' de Utilização do SIGEST 118334654.
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c. Caso alguma informação esteja incorreta dentro do SIGEST (nome incorreto, horário, etc), o estagiário ou supervisor '''deve abrir um chamado''', clicando na atividade “Preciso de Ajuda” / “Portal de Serviços” / “Suporte SIGEST” / “Solicitação de Atendimento”, e solicitar a correção da informação.
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d. Demais informações disponíveis na base de conhecimento do [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ Hesk].
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= Ver também =  
 
= Ver também =  
 
[[Estágio CIEE - O que é um ticket?|O que é um ticket?]]
 
[[Estágio CIEE - O que é um ticket?|O que é um ticket?]]

Edição das 12h52min de 4 de dezembro de 2023

A Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Administração do Distrito Federal - SEPLAD está trabalhando atualmente no desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de estágios não obrigatórios, conhecido como Sistema de Gestão de Estágios - SIGEST. Com este novo sistema, os estagiários deverão registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, eliminando a necessidade da impressão e preenchimento manual da folha de ponto. 

A implantação foi iniciada em 01/08/23 e não serão mais aceitas as folhas de frequências preenchidas manualmente.
Pessoa.png

Abaixo estão as principais informações para a implementação do SIGEST:

1. ACESSO AO SIGEST:

1.1 Login e senha dos estagiários:

CPF (sem ponto, sem traço) + senha 2023@sigest - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em ESQUECEU A SENHA.


1.2 Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional).

Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional 108865500.


1.3 Servidores que nunca solicitaram estagiários antes:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Mas após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "CENTRO DE SUPORTE" e depois em "SISTEMA DE GESTÃO DE ESTAGIÁRIOS-SIGEST".

1.4. Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema:

Enviar à GES por e-mail: estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: Acesso ao Sigest, informando o problema ocorrido, nome completo, nome do estagiário e print/foto da tela do sistema que ocorreu o erro.


2. MÓDULO FOLHA DE PONTO:

2.1 Para os Estagiários:

Precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, a partir do dia 01/08/23. No dia que o estagiário faltar deverá criar uma OCORRÊNCIA e anexar o documento justificando a falta (atestado médico, declaração, etc) para o supervisor validar. 

Segue o passo a passo para o estagiário realizar o registro dentro do sistema: Passo a passo - Registro de Ponto (123038865) - SEI.


A SEPLAD disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste link:

Módulo 1 – Registro de ponto

Módulo 2 – Abrir uma ocorrência


2.2 Para Supervisores:

Devem realizar o acompanhamento e tratamento da folha diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de envio da folha física para a GES (ou NEPS).

Nos dias que o estagiário não registrar o ponto, ele deverá abrir uma OCORRÊNCIA dentro do sistema justificando a falta de registro. Você supervisor deverá validar cada ocorrência observando o TIPO abaixo para utilizar a opção adequada.

1) Ajuste do Ponto (AP) - em caso de esquecimento de batida ou problema ao acessar o sistema. Nessa opção é possível incluir o horário de entrada e saída daquele dia.

a) Trabalho Presencial (TP) – Salário: SIM / Vale Transporte: SIM

2) Falta Injustificada (FI) - quando o estagiário não apresentar nenhum documento comprovando sua ausência.

a) Salário: NÃO / Vale Transporte: NÃO

3) Falta Justificada (FJ) - quando o estagiário apresenta algum documento comprovando sua ausência.

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

4) Recesso (RC) - quando o estagiário está usufruindo do recesso

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

5) Feriado (FR) - para os dias de Feriados

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

6) Ponto Facultativo (PF) - para os dias de Ponto Facultativo

a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO


Lembrando que a Modalidade de Trabalho Presencial gera o pagamento referente à:

a) Salário: SIM b) Vale Transporte: SIM 

Após a validação de todas as ocorrências, o supervisor deverá HOMOLOGAR a folha até o 1º dia útil do mês, para que todos os trâmites de pagamento sejam realizados dentro do prazo.

A SEPLAD disponibilizou o seguinte vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: Vídeo para supervisor


Responsabilidade.png


2.3 ORIENTAÇÕES MÓDULO DE FOLHA PONTO:

. O estagiário poderá registrar ocorrências no sistema, como exemplo informar o esquecimento da marcação de uma entrada ou saída.

. O supervisor deve se atentar à inclusão dos documentos anexos à folha, como atestado médico e declarações, que deve ser feita pelo próprio estagiário.

. O prazo para conferência final da folha é até o 1º dia útil do mês subsequente, que é realizada pelo supervisor diretamente no SIGEST, sem necessidade de utilizar o SEI.

. Caso o supervisor saiba que não estará presente no dia de validar a folha (abono, folga, férias etc), ele precisará nos enviar os dados de outro servidor que ficará responsável pela folha, preferencialmente a chefia imediata (Nome completo, e-mail institucional (@saude.df.gov.br), CPF, matrícula, formação e telefone celular). 

     - Enviar os dados pelo processo SEI solicitando que cadastre e vincule esse novo servidor ao respectivo estagiário.
     - E esse servidor substituto terá que acessar o sistema no 1º  dia útil do mês e validar a folha de ponto do estagiário.

. Os pontos que não forem tratados/justificados dentro do prazo serão considerados da forma que está no sistema, podendo impactar no pagamento da bolsa do estagiário.

. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que anexar a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.

. Nos dias de recesso, feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação "RECESSO", “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE” na ocorrência para justificar a falta de registro do ponto.

Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS.

Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.

Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo; Com o sistema SIGEST, o supervisor deve acompanhar o registro do ponto e validar as ocorrências, caso necessário.



Manuais

A SEPLAD disponibilizou:

a. Vídeos explicativos com o passo a passo para uso do sistema referente aos módulos folha de ponto do estagiário e solicitação de estagiários por meio do Hesk.

b. Manual de Utilização do SIGEST 118334654.

c. Caso alguma informação esteja incorreta dentro do SIGEST (nome incorreto, horário, etc), o estagiário ou supervisor deve abrir um chamado, clicando na atividade “Preciso de Ajuda” / “Portal de Serviços” / “Suporte SIGEST” / “Solicitação de Atendimento”, e solicitar a correção da informação.

d. Demais informações disponíveis na base de conhecimento do Hesk.


Ver também

O que é um ticket?

Disponível em “http://wiki.saude.df.gov.br/index.php?title=Estágio_CIEE_-_Folha_de_Frequência&oldid=10232”