Mudanças entre as edições de "Estágio CIEE - Folha de Frequência"

De Saude Legal
 
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== Onde imprimir a folha de frequência? ==
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A Secretaria de Estado de Economia (SEEC) desenvolveu um sistema de gerenciamento de estágios não obrigatórios, chamado Sistema de Gestão de Estágios (SIGEST). Com este novo sistema, os estagiários deverão registrar o ponto diretamente no sistema, eliminando a necessidade de impressão e preenchimento manual da folha de ponto.
  
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No início de todo mês, o supervisor deve acessar o Hesk no site da SEEC, no link http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ e imprimir a folha de frequência.
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{| class="wikitable"
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|A implantação foi iniciada em 01/08/23 e não serão mais aceitas as folhas de frequências preenchidas manualmente.
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Abaixo estão as principais informações para a implementação do SIGEST:
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'''1. Acesso ao [https://portalservicos.economia.df.gov.br/ SIGEST]:'''
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* Login e senha dos estagiários: <br>
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CPF ('''sem ponto, sem traço''') + senha ''2024@sigest'' - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em esqueceu a senha.
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* Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos: <br>
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O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional).
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Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional. [https://drive.google.com/file/d/1EXteIAMQmTydb3Gd4HAQTmwqAJIWyfe4/view?usp=sharing Clique aqui!].
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* Servidores que nunca solicitaram estagiários antes: <br>
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O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Mas após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "Centro de Suporte" e depois em "Sistema de Gestão de Estagiários (SIGEST)".
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{| class="wikitable"
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|Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema deve enviar um e-mail à GES, para estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: "Acesso ao Sigest". No e-mail, informe o problema ocorrido, seu nome completo, o nome do estagiário e inclua um print ou foto da tela do sistema onde ocorreu o erro.
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O supervisor '''é o responsável em enviar a folha pelo SEI''' a fim de evitar irregularidades e fraudes.
 
  
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, '''o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo;'''
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'''2. Módulo de folha de ponto'''
  
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== Como deve ser preenchida a folha de frequência? ==
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* '''Estagiário'''
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O estagiário precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, a partir do dia 01/08/23.<br>
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No dia em que o estagiário faltar, ele deverá criar uma ocorrência no sistema e anexar o documento justificando a ausência (atestado médico, declaração, etc.) para que o supervisor possa validar.
  
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# '''Assinar diariamente''' a folha de frequência.
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Segue o passo a passo para o estagiário realizar o registro dentro do sistema: [https://drive.google.com/file/d/1QNDv_LmtFdbkElfLy9pxw8VulkdGgFKN/view?usp=sharing Passo a passo - Registro de Ponto].
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# Preencher a folha com caneta de cor '''AZUL'''.
 
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# A folha '''não pode ter rasuras'''.
 
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# Preencher com o '''horário real''' de trabalho.
 
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# O estagiário precisa '''assinar somente nos dias em que ele estagiar'''.
 
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# Nos dias que usufruir o recesso, '''escrever RECESSO'''.  
 
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# Nos dias que o estagiário não comparecer e não tiver justificativa, '''escrever FALTA'''.  
 
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# Nos dias de ponto facultativo, greves e feriados, escrever essa jusfiticativa na linha. '''Ex: GREVE''' 
 
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# '''Anexar Atestados e Declarações''' que justifiquem a falta.
 
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# '''Anexar o formulário de RECESSO''' no mês que usufruir o recesso.
 
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# Observar se não há '''linha em branco''';
 
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# '''Ter assinatura do supervisor''' ou de outro servidor do setor que ficou responsável pelo estagiário na ausência do supervisor ('''registrar na folha que o supervisor está ausente''').
 
  
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== Para onde e quando enviar a folha de frequência? ==
 
  
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Conforme  o Art. 7º, IV da Portaria nº 576, de 28/12/18, '''o supervisor deve encaminhar ao executor local''', até o 1º dia útil do mês subsequente, a (s) folha (s) de frequência do (s) estagiário (s) que estão sob sua supervisão, sendo assim:
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A SEEC disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/knowledgebase.php?article=229 link]:
  
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===== '''===== Estagiários lotados nas Regiões de saúde e/ou URDs: =====''' =====
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Módulo 1 – [https://youtu.be/krZRY5Oz18g Registro de ponto] <br>
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O supervisor '''deve enviar a folha de frequência ao NEPS''' da região de sáude, '''pelo SEI''' (o NEPS informará ao supervisor qual é o número do processo específico para envio da folha).
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Módulo 2 – [https://youtu.be/oo93I_zwQ9Y Abrir uma ocorrência]
  
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A folha deve ser enviada impreterivelmente '''até o último dia útil do mês estagiado''' (Dia 30, 31) ou conforme orientação deles.
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* '''Supervisor'''
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O supervisor deve realizar o acompanhamento e tratamento da folha diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de enviar a folha física para a GES ou NEPS.
  
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'''O NEPS encaminhará à GES no 1º dia útil do mês subsequente.'''
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Nos dias em que o estagiário não registrar o ponto, ele deverá abrir uma ocorrência no sistema justificando a falta de registro. O supervisor '''deverá''' validar cada ocorrência, observando o tipo abaixo para utilizar a opção adequada.
  
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'''1) Ajuste do Ponto (AP)''' - em caso de esquecimento de batida ou problema ao acessar o sistema. Nessa opção é possível incluir o horário de entrada e saída daquele dia. <br>
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a) Trabalho Presencial (TP) – Salário: SIM / Vale Transporte: SIM
  
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===== '''===== Estagiários lotados na sede/ADMC: =====''' =====
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'''2) Falta Injustificada (FI)''' - quando o estagiário não apresentar nenhum documento comprovando sua ausência.<br>
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O supervisor deve '''enviar a folha de frequência pelo SEI''', no processo que o supervisor recebeu da GES para inserir os formulários de seus estagiários.
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a) Salário: NÃO / Vale Transporte: NÃO
  
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'''A folha de deve ser enviada impreterivelmente até o 1º dia útil do mês subsequente ao trabalhado.'''
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'''3) Falta Justificada (FJ)''' - quando o estagiário apresenta algum documento comprovando sua ausência.<br>
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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'''4) Recesso (RC)''' - quando o estagiário está usufruindo do recesso. <br>
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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'''5) Feriado (FR)''' - para os dias de Feriados <br>
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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=== IMPORTANTE ===
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'''6) Ponto Facultativo (PF)''' - para os dias de Ponto Facultativo <br>
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a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO
  
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*'''As folhas de frequência que não forem entregues no prazo''' do item anterior serão encaminhadas à SEEC apenas no mês seguinte. O que acarretará atraso no pagamento da bolsa, ou seja, o estagiário só receberá a bolsa no mês seguinte.
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Lembrando que a Modalidade de Trabalho '''Presencial''' gera o pagamento referente à:<br>
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a) Salário: SIM<br>
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b) Vale Transporte: SIM
  
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== Como deve ser o envio da folha de frequência? ==
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Após a validação de todas as ocorrências, o supervisor deverá '''homologar a folha até o 1º dia útil do mês''', para que todos os trâmites de pagamento sejam realizados dentro do prazo.
  
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Solicitamos que a folha seja:�
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A SEEC disponibilizou um vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: [https://youtu.be/fhiBapXPop4 Vídeo para supervisor]
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[[Arquivo:responsabilidade.png|commoldura|centro]]
 
   
 
   
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# '''Digitalizada em PDF, num arquivo único por cada estagiário(a);'''
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# Nomear o arquivo com o nome do(a) estagiário(a);
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3. Orientações '''
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# Nesse arquivo deverá conter a folha de frequência do mês e, quando necessário, demais documentos que justifique a ausência do(a) estagiário(a), tais como: atestado médico, declaração escolar, documento de recesso, etc. 
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# Caso tenha sob supervisão mais de um (01) estagiário, fazer o mesmo para os demais estagiário
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. O estagiário poderá registrar ocorrências no sistema, como exemplo informar o esquecimento da marcação de uma entrada ou saída.
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s. 
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# Elaborar um despacho com o nome completo de todos os estagiários;
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. O supervisor deve se atentar à inclusão dos documentos anexos à folha, como atestado médico e declarações, que deve ser feita pelo próprio estagiário.
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# '''A folha de frequência física deve ser arquivada no setor de lotação do estagiário.'''
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. O prazo para conferência final da folha é até o 1º dia útil do mês subsequente, que é realizada pelo supervisor diretamente no SIGEST, sem necessidade de utilizar o SEI. 
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. Caso o supervisor saiba que não estará presente no dia de validar a folha (abono, folga, férias etc), ele precisará nos enviar os dados de outro servidor que ficará responsável pela folha, preferencialmente a chefia imediata (Nome completo, e-mail institucional (@saude.df.gov.br), CPF, matrícula, formação e telefone celular).
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      - Enviar os dados pelo processo SEI solicitando que cadastre e vincule esse novo servidor ao respectivo estagiário.
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      - E esse servidor substituto terá que acessar o sistema no 1º  dia útil do mês e validar a folha de ponto do estagiário.
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. Os pontos que não forem tratados/justificados dentro do prazo serão considerados da forma que está no sistema, podendo impactar no pagamento da bolsa do estagiário.
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. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que anexar a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.
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.  Nos dias de recesso, feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação "RECESSO", “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE” na ocorrência para justificar a falta de registro do ponto.
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Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS.
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Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo; Com o sistema SIGEST, o supervisor deve acompanhar o registro do ponto e validar as ocorrências, caso necessário.
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= Manuais =
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A SEPLAD disponibilizou:
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a. '''Vídeos explicativos''' com o passo a passo para uso do sistema referente aos módulos folha de ponto do estagiário e solicitação de estagiários por meio do [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/knowledgebase.php?article=229 Hesk].
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b. '''Manual''' de Utilização do SIGEST 118334654.
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c. Caso alguma informação esteja incorreta dentro do SIGEST (nome incorreto, horário, etc), o estagiário ou supervisor '''deve abrir um chamado''', clicando na atividade “Preciso de Ajuda” / “Portal de Serviços” / “Suporte SIGEST” / “Solicitação de Atendimento”, e solicitar a correção da informação.
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d. Demais informações disponíveis na base de conhecimento do [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ Hesk].
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= Ver também =  
 
= Ver também =  
 
[[Estágio CIEE - O que é um ticket?|O que é um ticket?]]
 
[[Estágio CIEE - O que é um ticket?|O que é um ticket?]]
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[[Estágio CIEE - Pagamento da bolsa|Pagamento da bolsa]]
 

Edição atual tal como às 18h36min de 17 de maio de 2024

A Secretaria de Estado de Economia (SEEC) desenvolveu um sistema de gerenciamento de estágios não obrigatórios, chamado Sistema de Gestão de Estágios (SIGEST). Com este novo sistema, os estagiários deverão registrar o ponto diretamente no sistema, eliminando a necessidade de impressão e preenchimento manual da folha de ponto.

A implantação foi iniciada em 01/08/23 e não serão mais aceitas as folhas de frequências preenchidas manualmente.

Abaixo estão as principais informações para a implementação do SIGEST:

1. Acesso ao SIGEST:

  • Login e senha dos estagiários:

CPF (sem ponto, sem traço) + senha 2024@sigest - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em esqueceu a senha.

  • Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional. Clique aqui!.

  • Servidores que nunca solicitaram estagiários antes:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional). Mas após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "Centro de Suporte" e depois em "Sistema de Gestão de Estagiários (SIGEST)".

Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema deve enviar um e-mail à GES, para estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: "Acesso ao Sigest". No e-mail, informe o problema ocorrido, seu nome completo, o nome do estagiário e inclua um print ou foto da tela do sistema onde ocorreu o erro.


2. Módulo de folha de ponto

  • Estagiário

O estagiário precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, a partir do dia 01/08/23.
No dia em que o estagiário faltar, ele deverá criar uma ocorrência no sistema e anexar o documento justificando a ausência (atestado médico, declaração, etc.) para que o supervisor possa validar. 

Segue o passo a passo para o estagiário realizar o registro dentro do sistema: Passo a passo - Registro de Ponto.


A SEEC disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste link:

Módulo 1 – Registro de ponto
Módulo 2 – Abrir uma ocorrência

  • Supervisor

O supervisor deve realizar o acompanhamento e tratamento da folha diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de enviar a folha física para a GES ou NEPS.

Nos dias em que o estagiário não registrar o ponto, ele deverá abrir uma ocorrência no sistema justificando a falta de registro. O supervisor deverá validar cada ocorrência, observando o tipo abaixo para utilizar a opção adequada.

1) Ajuste do Ponto (AP) - em caso de esquecimento de batida ou problema ao acessar o sistema. Nessa opção é possível incluir o horário de entrada e saída daquele dia.
a) Trabalho Presencial (TP) – Salário: SIM / Vale Transporte: SIM

2) Falta Injustificada (FI) - quando o estagiário não apresentar nenhum documento comprovando sua ausência.
a) Salário: NÃO / Vale Transporte: NÃO

3) Falta Justificada (FJ) - quando o estagiário apresenta algum documento comprovando sua ausência.
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

4) Recesso (RC) - quando o estagiário está usufruindo do recesso.
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

5) Feriado (FR) - para os dias de Feriados
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

6) Ponto Facultativo (PF) - para os dias de Ponto Facultativo
a) Salário: SIM / Vale Transporte: NÃO

Lembrando que a Modalidade de Trabalho Presencial gera o pagamento referente à:
a) Salário: SIM
b) Vale Transporte: SIM 

Após a validação de todas as ocorrências, o supervisor deverá homologar a folha até o 1º dia útil do mês, para que todos os trâmites de pagamento sejam realizados dentro do prazo.

A SEEC disponibilizou um vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: Vídeo para supervisor

Responsabilidade.png


3. Orientações

. O estagiário poderá registrar ocorrências no sistema, como exemplo informar o esquecimento da marcação de uma entrada ou saída.

. O supervisor deve se atentar à inclusão dos documentos anexos à folha, como atestado médico e declarações, que deve ser feita pelo próprio estagiário.

. O prazo para conferência final da folha é até o 1º dia útil do mês subsequente, que é realizada pelo supervisor diretamente no SIGEST, sem necessidade de utilizar o SEI.

. Caso o supervisor saiba que não estará presente no dia de validar a folha (abono, folga, férias etc), ele precisará nos enviar os dados de outro servidor que ficará responsável pela folha, preferencialmente a chefia imediata (Nome completo, e-mail institucional (@saude.df.gov.br), CPF, matrícula, formação e telefone celular). 

     - Enviar os dados pelo processo SEI solicitando que cadastre e vincule esse novo servidor ao respectivo estagiário.
     - E esse servidor substituto terá que acessar o sistema no 1º  dia útil do mês e validar a folha de ponto do estagiário.

. Os pontos que não forem tratados/justificados dentro do prazo serão considerados da forma que está no sistema, podendo impactar no pagamento da bolsa do estagiário.

. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que anexar a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.

. Nos dias de recesso, feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação "RECESSO", “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE” na ocorrência para justificar a falta de registro do ponto.

Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS.

Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.

Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo; Com o sistema SIGEST, o supervisor deve acompanhar o registro do ponto e validar as ocorrências, caso necessário.



Manuais

A SEPLAD disponibilizou:

a. Vídeos explicativos com o passo a passo para uso do sistema referente aos módulos folha de ponto do estagiário e solicitação de estagiários por meio do Hesk.

b. Manual de Utilização do SIGEST 118334654.

c. Caso alguma informação esteja incorreta dentro do SIGEST (nome incorreto, horário, etc), o estagiário ou supervisor deve abrir um chamado, clicando na atividade “Preciso de Ajuda” / “Portal de Serviços” / “Suporte SIGEST” / “Solicitação de Atendimento”, e solicitar a correção da informação.

d. Demais informações disponíveis na base de conhecimento do Hesk.


Ver também

O que é um ticket?

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