Mudanças entre as edições de "Estágio CIEE - Orientações NEPS"

De Saude Legal
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Seguem '''orientações sobre o Programa de Estágio CIEE''' para auxiliar a equipe NEPS no acolhimento e acompanhamento dos estagiários em sua regional.
  
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Seguem '''orientações sobre o Programa de Estágio CIEE''' para auxiliar a equipe NEPS no acolhimento e acompanhamento dos estagiários em sua regional.
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==== 1. Como solicitar um Estagiário ====
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Ver orientações no link [[Estágio CIEE - Como solicitar um Estagiário|Como solicitar um Estagiário]].
  
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==== 1. Da previsão de início do estágio ====
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==== 2. Da previsão de início do estágio ====
  
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1.1 O CIEE realizará a convocação do estudante e '''formalizará via Termo de Compromisso de Estágio-TCE''', que é o documento oficial celebrado entre o educando, a parte concedente do estágio e a IE, conforme o art. 3º, II da Lei nº 11.788/2008, podendo ser prorrogado até o limite de 2 anos de duração.
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2.1 O CIEE realizará a convocação do estudante e '''formalizará via Termo de Compromisso de Estágio-TCE''', que é o documento oficial celebrado entre o educando, a parte concedente do estágio e a IE, conforme o art. 3º, II da Lei nº 11.788/2008, podendo ser prorrogado até o limite de 2 anos de duração.
  
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1.2 A '''data de apresentação do estagiário na SES''' é encaminhada pela Seplad via e-mail à GES, de 1 a 2 dias antes do início da vigência do estágio.  
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2.2 A '''data de apresentação do estagiário na SES''' é encaminhada pela Seplad via e-mail à GES, de 1 a 2 dias antes do início da vigência do estágio.  
  
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1.3 A '''GES entra em contato com  estagiário''', via telefone, para saber se o TCE já está assinado e informando que será enviado um e-mail com informações sobre o estágio.
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2.3 A '''GES entra em contato com  estagiário''', via telefone, para saber se o TCE já está assinado e informando que será enviado um e-mail com informações sobre o estágio.
  
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1.4 A GES '''envia um e-mail de boas vindas''' com orientações básicas e reforça que só pode iniciar o estágio se estiver com o Termo de Compromisso de Estágio - TCE assinado por todas as partes e uma cópia enviada à GES.  
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2.4 A GES '''envia um e-mail de boas vindas''' com orientações básicas e reforça que só pode iniciar o estágio se estiver com o Termo de Compromisso de Estágio - TCE assinado por todas as partes e uma cópia enviada à GES.  
 
Também é enviado um e-mail para o supervisor com cópia para o NEPS, caso a lotação seja em uma regional ou URD. Além das informações iniciais é enviado em anexo o manual de saúde e segurança no trabalho e uma carta de boas vindas.
 
Também é enviado um e-mail para o supervisor com cópia para o NEPS, caso a lotação seja em uma regional ou URD. Além das informações iniciais é enviado em anexo o manual de saúde e segurança no trabalho e uma carta de boas vindas.
  
 
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1.5 Quando possível, a '''GES entra em contato com o supervisor''', via telefone, para informar sobre a chegada do estagiário e sobre o envio do processo no SEI.
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2.5 Quando possível, a '''GES entra em contato com o supervisor''', via telefone, para informar sobre a chegada do estagiário e sobre o envio do processo no SEI.
  
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1.6 A '''GES acompanha o recebimento do TCE''' e abre um processo no SEI para o supervisor, com cópia para o NEPS. Neste processo é informado sobre o envio da folha de frequência do estagiário.
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2.6 A '''GES acompanha o recebimento do TCE''' e abre um processo no SEI para o supervisor, com cópia para o NEPS. Neste processo é informado sobre o envio da folha de frequência do estagiário.
  
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1.7 O supervisor '''irá utilizar esse processo''' para enviar todas as informações sobre os estagiários que estão sob sua supervisão, COM EXCEÇÃO da folha de frequência, que '''deve ser inserida no processo que o NEPS criou''' para esse fim (o número é informado no memorando).
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2.7 O supervisor '''irá utilizar esse processo''' para enviar todas as informações sobre os estagiários que estão sob sua supervisão, COM EXCEÇÃO da folha de frequência, que '''deve ser inserida no processo que o NEPS criou''' para esse fim (o número é informado no memorando).
  
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==== 2. Da chegada do estagiário no NEPS ====
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==== 3. Da chegada do estagiário no NEPS ====
  
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2.1 Com o Termo de Compromisso de Estágio (TCE) assinado, '''o estagiário deve comparecer no NEPS no dia estabelecido (informado no e-mail)'''.
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3.1 Com o Termo de Compromisso de Estágio (TCE) assinado, '''o estagiário deve comparecer no NEPS no dia estabelecido (informado no e-mail)'''.
 
   
 
   
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2.2 O '''NEPS recebe o estagiário''' e:
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3.2 O '''NEPS recebe o estagiário''' e:
  
 
a. '''Confirma se ele recebeu o e-mail de boas vindas''' e se ele enviou a cópia por e-mail à GES. Caso negativo, digitaliza ou tira uma cópia do documento.
 
a. '''Confirma se ele recebeu o e-mail de boas vindas''' e se ele enviou a cópia por e-mail à GES. Caso negativo, digitaliza ou tira uma cópia do documento.
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==== 3. Da folha de frequência====
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==== 4. Da folha de frequência ====
  
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3.1 Sempre que possível, '''a GES envia um e-mail aos estagiários e supervisores''', próximo ao dia 27, 28, lembrando do envio da folha de frequência e envia mensagem nos grupos do whatsapp dos supervisores dos NEPS.
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A SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL - SEPLAD está desenvolvendo um sistema para a gestão do estágio CIEE, o SIGEST (Sistema de Gestão de Estágios), por meio do qual o estagiário deverá registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, o SIGEST, não sendo mais necessária a impressão e preenchimento da folha, como é feito atualmente.
  
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3.2 O '''supervisor é o responsável em enviar''' a folha pelo SEI a fim de evitar irregularidades e fraudes. Ele deve anexar a folha de frequência e enviar ao NEPS de sua regional (pelo processo SEI criado pelo NEPS para esse fim) impreterivelmente até o último dia útil do mês estagiado''' (Dia 30, 31).
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4.1. '''Acesso ao sistema''' [https://auth.seplad.df.gov.br/auth/realms/run2biz/protocol/openid-connect/auth?client_id=front-manager&redirect_uri=https%3A%2F%2Fportalservicos.seplad.df.gov.br%2F&state=b0dfba19-512e-4f73-a8c4-f88daf0a69a0&response_mode=fragment&response_type=code&scope=openid&nonce=9f0c5c5d-7b3b-4eb6-8692-abf9ca88f351 SIGEST]:
  
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3.3 O NEPS realizará a conferência das folhas e estando todas corretas, faz um despacho com a lista das folhas entregues e envia à GES no 1º dia útil do mês subsequente.
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4.1.1  '''Login e senha dos estagiários:'''
  
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i. Analisar se há linha em branco, sem assinatura ou justificativa;
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CPF (sem ponto, sem traço) + senha 2023@sigest - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em ESQUECEU A SENHA.
  
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ii. Analisar se há assinatura do supervisor;
 
  
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iii. Analisar se os documentos que justificam ausências estão em anexo à folha;
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4.1.2 '''Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos:'''
  
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Caso tenha algum problema, '''o NEPS deve solicitar a correção''' imediata da folha.
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O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional).
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Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional 108865500.
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4.1.3 '''Servidores que nunca solicitaram estagiários antes:'''
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Após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "CENTRO DE SUPORTE" e depois em "SISTEMA DE GESTÃO DE ESTAGIÁRIOS-SIGEST".
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4.1.4. '''Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema''':
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Informar a GES pelo e-mail: estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: Acesso ao Sigest
  
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo;
 
  
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[[Arquivo:Foto formulário.png|miniaturadaimagem|centro]]
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'''4.2. Orientações sobre o registro do ponto:'''
  
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3.5 '''A folha de frequência deve ser''' preenchida da seguinte forma:
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4.2.1 '''Para os Estagiários:'''
  
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a. Estagiário assinar diariamente a folha de frequência.
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Precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, '''a partir do dia 01/08/23.''' Enquanto não conseguirem acesso ao sistema, o registro do ponto continua na folha física.
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A SEPLAD disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/knowledgebase.php?article=229 link]:
  
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b. Preencher a folha com caneta de cor AZUL.
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Módulo 1 – [https://youtu.be/krZRY5Oz18g Registro de ponto]
  
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c. A folha não pode ter rasuras.
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Módulo 2 – [https://youtu.be/oo93I_zwQ9Y Abrir uma ocorrência]
  
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d. Preencher com o horário real de trabalho.
 
  
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e. O estagiário precisa assinar somente nos dias em que ele estagiar.
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4.2.2 '''Para Supervisores:'''
  
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f. Nos dias que usufruir o recesso, escrever RECESSO.
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Devem realizar o acompanhamento e '''tratamento da folha '''diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de envio da folha física para a GES (ou NEPS).
  
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g. Nos dias que o estagiário não comparecer e não tiver justificativa, escrever FALTA.
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A SEPLAD disponibilizou o seguinte vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: [https://youtu.be/fhiBapXPop4 Vídeo para supervisor]
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h. Nos dias de ponto facultativo, greves e feriados, escrever essa justificativa na linha. Ex: Feriado
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[[Arquivo:Legislação.png|commoldura|centro]]
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Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo;
  
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i. Anexar Atestados e Declarações que justifiquem a falta e escrever essa justificativa na linha.
 
  
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j. Anexar o formulário de RECESSO no mês que usufruir o recesso.
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Mais informações sobre a folha de frequência no link [[Estágio CIEE - Folha de Frequência|Folha de Frequência]]
  
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k. Observar se não há linha em branco;
 
  
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l. Ter assinatura do supervisor ou de outro servidor do setor que ficou responsável pelo estagiário na ausência do supervisor (registrar na folha que o supervisor está ausente).
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==== 5. Acolhimento dos estagiários CIEE ====
  
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Interessante o NEPS realizar acolhimento aos estagiários junto ao Núcleo de Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho para  abordar assuntos específicos da regional (segurança/prevenção) e demais setores que acharem necessários.
  
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As folhas de frequência '''que não forem entregues no prazo do item anterior''' serão encaminhadas à SEPLAD posteriormente ao CIEE via ticket. O que poderá acarretar atraso no pagamento da bolsa.
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[[Arquivo:Foto formulário.png|miniaturadaimagem|centro]]
  
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==== 4. Das dúvidas dos estagiários====
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==== 6. Das dúvidas dos estagiários ====
  
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===== 4.1 Site Saúde Legal =====
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===== 6.1 Site Saúde Legal =====
  
 
O NEPS pode orientar os estagiários e supervisores '''a acessarem esse site Saúde Legal''', no link [[Estágio CIEE]] para esclarecer as dúvidas, pois nele tem informações sobre os assuntos abaixo:
 
O NEPS pode orientar os estagiários e supervisores '''a acessarem esse site Saúde Legal''', no link [[Estágio CIEE]] para esclarecer as dúvidas, pois nele tem informações sobre os assuntos abaixo:
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=====4.2  Abrir um ticket para SEPLAD =====
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===== 6.2  Abrir um ticket para SEPLAD =====
  
 
Outro meio de tirar dúvidas é por meio do ticket, que é um canal de comunicação entre os estagiários, supervisores e executor local com a SEPLAD e CIEE.
 
Outro meio de tirar dúvidas é por meio do ticket, que é um canal de comunicação entre os estagiários, supervisores e executor local com a SEPLAD e CIEE.
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Link: [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ Hesk da SEPLAD]
 
Link: [http://hesk.gdfnet.df.gov.br/fiscal_seplag/sece/ Hesk da SEPLAD]
  
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===5. Contatos ===
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==== 7. Contatos ====
  
 
'''- Gerência de Educação em Saúde - GES / SUGEP'''
 
'''- Gerência de Educação em Saúde - GES / SUGEP'''

Edição das 18h14min de 9 de agosto de 2023

                                   === PROGRAMA DE ESTÁGIO CIEE ===


Seguem orientações sobre o Programa de Estágio CIEE para auxiliar a equipe NEPS no acolhimento e acompanhamento dos estagiários em sua regional.

1. Como solicitar um Estagiário

Ver orientações no link Como solicitar um Estagiário.

2. Da previsão de início do estágio

2.1 O CIEE realizará a convocação do estudante e formalizará via Termo de Compromisso de Estágio-TCE, que é o documento oficial celebrado entre o educando, a parte concedente do estágio e a IE, conforme o art. 3º, II da Lei nº 11.788/2008, podendo ser prorrogado até o limite de 2 anos de duração.

2.2 A data de apresentação do estagiário na SES é encaminhada pela Seplad via e-mail à GES, de 1 a 2 dias antes do início da vigência do estágio.

2.3 A GES entra em contato com estagiário, via telefone, para saber se o TCE já está assinado e informando que será enviado um e-mail com informações sobre o estágio.

2.4 A GES envia um e-mail de boas vindas com orientações básicas e reforça que só pode iniciar o estágio se estiver com o Termo de Compromisso de Estágio - TCE assinado por todas as partes e uma cópia enviada à GES. Também é enviado um e-mail para o supervisor com cópia para o NEPS, caso a lotação seja em uma regional ou URD. Além das informações iniciais é enviado em anexo o manual de saúde e segurança no trabalho e uma carta de boas vindas.

TCE.png

2.5 Quando possível, a GES entra em contato com o supervisor, via telefone, para informar sobre a chegada do estagiário e sobre o envio do processo no SEI.

2.6 A GES acompanha o recebimento do TCE e abre um processo no SEI para o supervisor, com cópia para o NEPS. Neste processo é informado sobre o envio da folha de frequência do estagiário.

2.7 O supervisor irá utilizar esse processo para enviar todas as informações sobre os estagiários que estão sob sua supervisão, COM EXCEÇÃO da folha de frequência, que deve ser inserida no processo que o NEPS criou para esse fim (o número é informado no memorando).

3. Da chegada do estagiário no NEPS

3.1 Com o Termo de Compromisso de Estágio (TCE) assinado, o estagiário deve comparecer no NEPS no dia estabelecido (informado no e-mail).

3.2 O NEPS recebe o estagiário e:

a. Confirma se ele recebeu o e-mail de boas vindas e se ele enviou a cópia por e-mail à GES. Caso negativo, digitaliza ou tira uma cópia do documento.

b. Explica ao estagiário sobre a dinâmica do hospital/regional, os cuidados sobre saúde e segurança no trabalho e demais informações relevantes. Informa que o NEPS é o setor que dará apoio para o estagiário e supervisor dentro do hospital;

c. Solicita um telefone de um responsável, em caso de emergência, para inserir na Planilha Consolidado do NEPS ou algum formulário que normalmente utilizam.

d. Informa que a GES abrirá um processo no sistema SEI para o supervisor inserir todos os formulários referentes à ele, como agendamento de recesso, renovação, alteração de supervisor, rescisão, entre outros.

e. Informa sobre a atenção que ele precisa ter quanto ao prazo para envio da folha de frequência, que o supervisor precisa enviar até o último dia do mês (30/31) para que o NEPS envie a GES no 1º dia útil. Logo o estagiário precisa cobrar do supervisor o envio dentro do prazo.

f. Questiona se ele tem alguma dúvida e o acompanha até o setor de lotação para que ele inicie as atividades junto ao supervisor.

g. O NEPS pode organizar um acolhimento ao estagiário junto ao Núcleo de Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho e demais setores que julgar necessário. 

No caso de não comparecimento do estagiário em até 5 dias, a GES precisa ser comunicada para que informe a SEPLAD sobre o ocorrido e faça a reposição do estudante.


FOTO ATENÇÃO.png

4. Da folha de frequência

A SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL - SEPLAD está desenvolvendo um sistema para a gestão do estágio CIEE, o SIGEST (Sistema de Gestão de Estágios), por meio do qual o estagiário deverá registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, o SIGEST, não sendo mais necessária a impressão e preenchimento da folha, como é feito atualmente.

4.1. Acesso ao sistema SIGEST:

4.1.1 Login e senha dos estagiários:

CPF (sem ponto, sem traço) + senha 2023@sigest - Que deverá ser alterada no primeiro acesso. Caso tenham problemas no acesso ao sistema, vá em ESQUECEU A SENHA.


4.1.2 Login e senha dos supervisores que já possuem estagiários ativos:

O login é o e-mail institucional individual (@saude.df.gov.br) e a senha é a mesma do SEI (ou do e-mail institucional).

Seguem orientações sobre criação do e-mail institucional 108865500.


4.1.3 Servidores que nunca solicitaram estagiários antes:

Após acessar o sistema precisa realizar o cadastro de supervisor clicando no menu "CENTRO DE SUPORTE" e depois em "SISTEMA DE GESTÃO DE ESTAGIÁRIOS-SIGEST".

4.1.4. Quem estiver com dificuldade de acesso ao sistema:

Informar a GES pelo e-mail: estagio.ges@saude.df.gov.br, com o assunto: Acesso ao Sigest


4.2. Orientações sobre o registro do ponto:

4.2.1 Para os Estagiários:

Precisa acessar o sistema e registrar o ponto todos os dias, na entrada e na saída, a partir do dia 01/08/23. Enquanto não conseguirem acesso ao sistema, o registro do ponto continua na folha física. A SEPLAD disponibilizou os seguintes vídeos com o passo a passo neste link:

Módulo 1 – Registro de ponto

Módulo 2 – Abrir uma ocorrência


4.2.2 Para Supervisores:

Devem realizar o acompanhamento e tratamento da folha diretamente no SIGEST (aba Gestão da Folha de Ponto), sem a necessidade de envio da folha física para a GES (ou NEPS).

A SEPLAD disponibilizou o seguinte vídeo com o passo a passo para tratamento do ponto pelo supervisor: Vídeo para supervisor


Legislação.png 
Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo;


Mais informações sobre a folha de frequência no link Folha de Frequência


5. Acolhimento dos estagiários CIEE

Interessante o NEPS realizar acolhimento aos estagiários junto ao Núcleo de Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho para abordar assuntos específicos da regional (segurança/prevenção) e demais setores que acharem necessários.

Foto formulário.png

6. Das dúvidas dos estagiários

6.1 Site Saúde Legal

O NEPS pode orientar os estagiários e supervisores a acessarem esse site Saúde Legal, no link Estágio CIEE para esclarecer as dúvidas, pois nele tem informações sobre os assuntos abaixo:

- Importância e legislação

- Executor do contrato de estágio

- Direitos e Responsabilidades do estagiário

- Acesso à rede de computador e ao SEI

- Ticket

- Crachá, Termo de Compromisso de Estágio e Vigência

- Pagamento da bolsa

- Folha de Frequência

- Recesso, Rescisão, Alteração de Supervisor, Renovação

- Avaliação Semestral

- Seguro contra acidentes pessoais

- Faltas e atrasos

- Atividades executadas

- Como solicitar um Estagiário


6.2 Abrir um ticket para SEPLAD

Outro meio de tirar dúvidas é por meio do ticket, que é um canal de comunicação entre os estagiários, supervisores e executor local com a SEPLAD e CIEE.

As dúvidas (sobre crachá, dados bancários, correção da folha de ponto, questionamento sobre pagamento de estágio, entre outros) são formalizadas por meio do ticket e respondidas pelo CIEE via e-mail direto ao estagiário. O ticket está inserido no HESK, que é a página direcionada ao estágio dentro do site da SEPLAD (mesma página onde imprime a folha de ponto)

Basta acessar o Hesk por meio do link (ou entrar no site da SEPLAD, ir no menu GESTÃO DA SEPLAD, clicar em GESTÃO ADMINISTRATIVA, clicar em CONTRATOS / CONTRATOS ADMINISTRATIVOS /Selecionar o primeiro link do ESTÁGIO e clicar em “Enviar um Ticket”) e preencher o formulário com as informações necessárias. Após clicar em "Enviar Ticket" é gerado um número que deve ser anotado para uma futura consulta.

O CIEE responderá a solicitação via e-mail.


Ticket.jpg
Ticket 2.jpg

.


- Site da SEPLAD: página específica sobre estágio CIEE com legislações, formulários e informativos sobre o Programa de Estágio CIEE. Impressão de folha de frequência, envio de ticket, formulário de rescisão, entre outros.

Link: Hesk da SEPLAD


7. Contatos

- Gerência de Educação em Saúde - GES / SUGEP

Telefone: (61) 2017-1145 - Ramal 1036 / 98184-1762

estagio.ges@saude.df.gov.br

SES/SUGEP/CIGEC/DIDEP/GES


- Site da SEPLAD: página específica sobre estágio com legislações, formulários e informativos sobre o Programa de Estágio CIEE.

Link: Hesk da SEPLAD


- CIEE - Centro de Integração Empresa-Escola

Telefone: (61) 3344-7468

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