Teletrabalho

Com a publicação da Portaria nº 59/2022, que autoriza a implementação do regime de teletrabalho no âmbito das unidades organizacionais da SES/DF, a ser regido pelas regras definidas no Decreto nº 42462/2021, a SUGEP divulgou a Circular nº 4/2022 - SES/SUGEP e a Nota Técnica nº 1/2022 - SES/SUGEP/CIGEC/DIDEP. Posteriormente, a Portaria nº 288/2022 alterou a Portaria nº 59/2022 e autorizou a implementação do teletrabalho de maneira parcial ou integral.

Fluxo processual

O processo de teletrabalho pode ser entendido as seguintes etapas:

1. Habilitação
2. Solicitação e manutenção
3. Avaliação das metas e atividades
4. Monitoramento e avaliação
5. Pedido de informação e auditoria

Habilitação

Início: Indicação da Unidade Supervisora pelos titulares das Unidades Organizacionais.
Término: Habilitação do setor.
Atores envolvidos: Titulares das Unidades Organizacionais, servidores das Unidades Supervisoras e chefias das Unidades Administrativas.

Responsabilidades das Unidades Organizacionais

As Superintendências e URDS poderão aderir ao teletrabalho de maneira parcial ou integral na SES-DF. Os titulares dessas Unidades possuem autonomia para decidir sobre a implementação do teletrabalho, definindo o quantitativo de servidores e os setores que podem aderir à modalidade de serviço remoto. Além disso, devem garantir a manutenção do quantitativo suficiente de servidores presencialmente nas dependências da unidade, a critério da chefia imediata, para o pleno funcionamento do setor em que haja atendimento aos públicos externo e interno.

São Unidades Organizacionais: Gabinete, SAE, SAA, SAG, AJL, FSDF, CONT, SAIS, SUPLANS, SUGEP, SUAG, SINFRA, SULOG, SVS, SRSNO, SRSSU, SRSCE, SRSCS, SRSOE, SRSLE, SRSSO, CRDF, HAB, HSVP, HMIB.

Para a operacionalização do teletrabalho, o titular da Unidade Organizacional define a composição da Unidade Supervisora.

Composição das Unidades Supervisoras

As Unidades Supervisoras são estruturas compostas por servidores de um setor indicado pelo titular da Unidade Organizacional. São responsáveis pela supervisão e controle do teletrabalho e das metas das respectivas unidades habilitadas que trabalham para representar as funções da Unidade Organizacional, mantendo uma comunicação eficaz com os titulares das mesmas.
O titular deve escolher o setor e pelo menos dois servidores, que cientes e de acordo com a indicação, autuam processo SEI da Unidade Supervisora. Nesse processo deve ser formalizado a indicação dos servidores com assinatura do titular da Unidade Organizacional.

Habilitação Dos Setores

As unidades administrativas interessadas em implementar o teletrabalho deverão iniciar processo eletrônico do tipo "Gestão Administrativa: Teletrabalho - Relatório de Atividades da Unidade", incluir documento "Formulário Plano Trabalho Metas Resultados" e encaminhar às Unidades Supervisoras para registro e acompanhamento.

O processo eletrônico com a solicitação de habilitação da unidade será analisado pela unidade supervisora, que deve verificar o preenchimento do formulário e autorizar ou não a habilitação do setor. Caso haja necessidade de ajustes de preenchimento, o processo será devolvido para correção e o setor será habilitado somente após preenchimento correto e completo do formulário.

Os processos de habilitação possuem validade de 12 meses, ou seja, cada Unidade Administrativa deverá autuar um processo SEI de habilitação por ano.

A manutenção da habilitação está condicionada à entrega de todos os relatórios e informações do ano anterior. Nesse momento, a chefia imediata também deverá revisar e atualizar os dados e informações do formulário.

Vale relembrar que a habilitação da unidade administrativa pode ser revista a qualquer tempo pela unidade supervisora, quando não atendidos os critérios mínimos mencionados na Portaria nº 59/2022 e no Decreto n° 42462/2021.

Vedações

É vedada a participação no teletrabalho de servidores em qualquer das seguintes condições:

a) em estágio probatório;
b) em escala de revezamento ou plantão; e
c) em desempenho de atividades voltadas à assistência direta aos usuários.

Sempre que houver limitação do número de participações no teletrabalho, a chefia imediata deverá observar os seguintes critérios na priorização dos servidores participantes:

I - gestantes e lactantes, durante o período de gestação e amamentação;
II - servidores com horário especial por motivo de saúde;
III - que tenham filhos, cônjuge ou dependentes com deficiência;
IV - com dependentes econômicos que constem do assentamento funcional com idade até seis anos ou acima de sessenta e cinco anos de idade; e
V - com maior tempo de exercício na unidade.

Manutenção da força de trabalho atuando presencialmente

Cada unidade administrativa que implementar o teletrabalho deverá ter no mínimo 30% de sua força trabalho atuando presencialmente.

A unidade poderá funcionar com menos de 30% do número total de servidores nas dependências da unidade mediante apresentação de justificativas técnicas pertinentes elaboradas pela chefia do setor, observados os critérios de dimensionamento, monitoramento e avaliação quantitativa do trabalho e dos profissionais, garantindo a preservação da capacidade plena de funcionamento, e a autorização pelo titular da unidade organizacional, incluídas em despacho no processo SEI de habilitação da Unidade.

Para o cálculo dos 30% da força de trabalho:

• Os chefes de setor devem ser considerados como servidores efetivos e incluídos no cálculo, estando ou não participantes do teletrabalho.
• Caso o cálculo resulte em número não inteiro, o quantitativo deverá ser aproximado "para cima".
• Os servidores que estão em estágio probatório contribuem para a manutenção da taxa de 30% e cabe à chefia imediata avaliar a autonomia desses servidores para permanência no setor.

Os cálculos do mínimo de 30% da força de trabalho devem ser realizados de acordo com as escalas mensais, considerando os afastamentos programados (férias, abonos etc). As características do setor também devem ser consideradas para a manutenção de servidores em atendimento presencial sem prejuízo aos usuários do serviço. A partir da identificação do quantitativo de servidores para o mês, a chefia deverá calcular o quantitativo que deverá permanecer presencialmente.

Solicitação

Início: autuação de processo individual de teletrabalho.
Término: elaboração de relatórios mensais de avaliação da qualidade nos processos individuais.
Atores envolvidos: servidores participantes do teletrabalho, chefia imediata, Unidades Supervisoras, DIDEP e setoriais de gestão de Pessoas.

Início do Processo Individual de Teletrabalho

A unidade administrativa já habilitada deverá iniciar um processo eletrônico por servidor, do tipo "Pessoal: Teletrabalho-Registro de Atividades do Servidor", e relacioná-lo ao processo de habilitação da Unidade.

Caberá à Chefia Imediata junto ao servidor o preenchimento do "Formulário Pactuação Atividades/Metas-Teletrabalho", de maneira completa, clara, precisa e compatível com a escala e carga horária do servidor.

O processo individual de teletrabalho possui validade de 12 meses, devendo ser autuado um processo por ano e sua renovação condicionada à entrega e avaliação da qualidade dos documentos do ciclo anterior.

Responsabilidades do servidor em teletrabalho

Em relação às metas pactuadas:

• cumprir a meta de desempenho estabelecida, observados os padrões de qualidade pactuados;
• atender aos prazos e instruir corretamente os processos, cumprir o plano e a entrega dos produtos;
• submeter-se ao acompanhamento periódico e presencial para apresentação de resultados parciais e finais, em atendimento aos prazos e requisitos pactuados;
• justificar detalhadamente as entregas de metas abaixo dos 20 % definidos na norma;
• dar ciência à chefia imediata, por meio eletrônico, do andamento dos trabalhos, apontando eventual dificuldade, dúvida ou informação que possa atrasar ou prejudicar o cumprimento das atividades sob sua responsabilidade, a fim de possibilitar, de forma tempestiva, a avaliação pela chefia quanto à repactuação de atividades e prazos;
• as atividades devem ser cumpridas diretamente pelo servidor em teletrabalho, sendo vedada a utilização de terceiros, servidores ou não, para o cumprimento das metas estabelecidas.
• em caso de descumprimento ou atraso nas metas pactuadas, o servidor ficará impedido de participar do teletrabalho durante 6 (seis) meses, salvo por motivo devidamente justificado e acolhido pela chefia imediata, registrado no processo individual de teletrabalho.

Acessibilidade:

• estar disponível à Administração Pública durante todo período, definido em sua escala, constituindo irregularidade a impossibilidade de comunicação sem razão ou a negativa de convocação;
• manter telefone de contato e aplicativo de troca de mensagens instantâneas atualizados e ativos, de modo a garantir a comunicação imediata com o setor;
• manter-se conectado ao e-mail institucional e acessá-lo em todos os dias úteis e de acordo com a escala mensal, para garantir a efetiva comunicação com a chefia imediata e equipe de trabalho. Para isso o servidor deve habilitar o acesso remoto conforme rotinas da SES-DF.

Comparecimento à Unidade:

• comparecer à unidade organizacional de exercício para reuniões administrativas, audiências em procedimentos disciplinares, participação em eventos de capacitação e sempre que houver interesse e necessidade da Administração;
• responder a convocação da chefia imediata ou dirigente da unidade e comparecer em até 3 horas a sua unidade, salvo se outro horário houver sido prévia e formalmente acordado entre o dirigente da unidade, a chefia imediata e o servidor.

Requisitos obrigatórios:

• estar ciente quanto a disponibilidade própria, e às suas custas, de infraestrutura tecnológica e de comunicação adequada à execução das atividades fora das dependências das unidades organizacionais, sendo vedado qualquer tipo de ressarcimento pela SES-DF.

Sigilo das informações:

• preservar o sigilo dos dados acessados de forma remota, sob pena de responsabilidade, nos termos da legislação em vigor;
• evitar o compartilhamento de arquivos, documentos e imagens com dados sensíveis de servidores e usuários em grupos de aplicativos de mensagens instantâneas.

Retirada de processos, equipamentos ou documentos físicos:

• solicitar anuência prévia da chefia imediata para retirar processos, equipamentos ou documentos físicos, quando necessário, com devido registro do trâmite para a carga pessoal do servidor, mediante assinatura de termo de recebimento e responsabilidade.

Responsabilidades da chefia imediata

Acompanhamento do teletrabalho dos servidores no setor:

• planejar, coordenar e controlar a execução do teletrabalho em sua área de competência;
• manter a Unidade Supervisora atualizada quanto a informação dos servidores que atuarão em regime de teletrabalho;
• acompanhar mensalmente o Formulário de Aferição e Atesto de Metas;

• incluir o Formulário de Aferição e Atesto de Metas até o dia 15 do mês subsequente, alinhado ao processo de tratamento da folha de ponto;
• aferir e monitorar o desempenho e a adaptação dos servidores que participarem do teletrabalho;
• fornecer, sempre que demandado, dados e informações sobre o andamento do teletrabalho na sua unidade administrativa vinculada;
• redistribuir tarefas e atividades nos casos de licenças, afastamentos ou demais concessões previstas em lei. O prazo restante poderá ser suspenso ou encerrado sem prejuízo ao retorno do teletrabalho, quando cessada a causa do afastamento, com a consequente designação de novas metas. A chefia deve avaliar as atividades pactuadas quanto a prioridade, complexidade, prazos de entrega e impacto negativo prejudicando o setor ou usuários;
• convocar a qualquer momento os servidores em regime de teletrabalho à unidade, para garantir o percentual mínimo de 30% do quantitativo em regime de escala presencial;
• registrar falta injustificada na folha de ponto do servidor, relativa ao período da ausência sem a devida motivação nos casos de não autorização da realização de atividades sob a forma de teletrabalho.

Gestão da escala e registros de frequência:

• gerir a escala e controles de frequência dos servidores;
• registrar, no FORPONTO, o código específico (550) para os períodos em que o servidor participou do teletrabalho.

Desligamento do teletrabalho:
A participação do servidor no regime de teletrabalho poderá ser revista a qualquer tempo, a critério da Administração ou a pedido do servidor, devendo a comunicação do desligamento do teletrabalho, em ambos os casos, ser feita com 30 (trinta) dias de antecedência.

A pedido do servidor:

• No processo de acompanhamento individual do regime de teletrabalho, o servidor deverá preencher o Formulário de Desligamento, sendo esta comunicação formal de seu interesse de retorno as atividades presenciais. A Chefia imediata deverá comunicar a Unidade Supervisora sobre o desligamento do servidor do teletrabalho. A Unidade supervisora deverá incluir essas informações no Memorando, direcionado a unidade Setorial de Gestão de Pessoas para o assentamento funcional.

A critério da Administração:

• pelo descumprimento das obrigações pactuadas no plano de trabalho, metas e resultados e no Formulário de Pactuação de Atividades e Metas;
• pelo decurso de prazo de participação no teletrabalho, quando houver, salvo se deferida a prorrogação do prazo;
• em virtude de mudança de lotação ou unidade de exercício;
• em razão da designação do servidor para a execução de outra atividade não abrangida pelo teletrabalho;
• por necessidade do serviço.

A chefia imediata deverá comunicar o servidor sobre o desligamento do teletrabalho:
i) por meio de correspondência eletrônica em seu endereço de correio institucional (ou a outro e-mail instituído no setor) ou
ii) qualquer outro meio idôneo para tal (telefone de contato e aplicativo de troca de mensagens instantâneas atualizados e ativos).

O servidor deverá retornar à Unidade presencialmente, no prazo máximo de 30 (trinta) dias após ter tomado ciência da decisão. A chefia imediata deve incluir despacho com esclarecimento sobre os motivos de desligamento e todos os registros do comunicado no processo SEI individual do servidor.

Atualização nos setoriais de Gestão de Pessoas

A Unidade Supervisora deverá encaminhar Memorando até o dia 10 do mês subsequente ao Setorial de Gestão de Pessoas para registro nos assentamentos funcionais. Esse memorando deve incluído no processo SEI da Unidade Supervisora e deve conter:

• lista servidores que iniciaram o teletrabalho no mês de referência (Nome completo, matrícula, e data do início de teletrabalho)
• lista dos servidores desligados do teletrabalho no mesmo período. (Nome completo, matrícula, e data do término do teletrabalho)

Avaliação

Início: envio dos Relatórios Trimestrais dos setores para Unidades Supervisoras.
Término: envio dos relatórios trimestrais das Unidades Supervisoras para a DIDEP e Titulares das Unidades Organizacionais.
Atores envolvidos: Chefia Imediata, Unidades Supervisoras, DIDEP.

Relatório trimestral de metas do setor

À chefia imediata cabe elaborar trimestralmente o relatório dos resultados do teletrabalho da unidade encaminhando a Unidade Supervisora até dia 15 dos meses de Abril, Julho, Outubro e Janeiro do ano seguinte.

Os relatórios trimestrais devem seguir o trimestre civil, ou seja: - janeiro, fevereiro e março; - abril, maio e junho; - julho, agosto e setembro; - outubro, novembro e dezembro.

O formulário do relatório trimestral de metas do setor se encontra no SEI:

Relatório Trimestral de metas da Unidade Supervisora:

À Unidade Supervisora deve:

• supervisionar a elaboração de relatório trimestral dos resultados do teletrabalho das unidades administrativas;
• devolver e solicitar ajustes nos relatórios enviados com inconsistências;
• cobrar formalmente os atrasos no processo SEI da Unidade;
• elaborar os relatórios trimestrais das Unidades Organizacionais encaminhando a DIDEP até dia 30 dos meses de Abril, Julho, Outubro e Janeiro do ano seguinte.

O formulário do relatório trimestral de metas da Unidade Supervisora se encontra no SEI:

Relatório Trimestral Consolidado (DIDEP)

À DIDEP cabe:

• supervisionar a elaboração de relatório trimestral dos resultados do teletrabalho das unidades Supervisoras;
• devolver e solicitar ajustes nos relatórios enviados com inconsistências;
• cobrar formalmente os atrasos no processo SEI;
• elaborar o relatório consolidado das Unidades Supervisoras, encaminhando para publicação dos resultados em sítio eletrônico até dia 15 dos meses de Maio, Agosto, Novembro e Fevereiro do ano seguinte.

Monitoramento

Início: recebimento dos relatórios e informações das Unidades Supervisoras.
Término: elaboração dos relatórios semestrais e divulgação dos dados do teletrabalho em sítio eletrônico da SES pela DIDEP.
Atores envolvidos: Unidades Supervisoras, DIDEP, DGR.

Dados e informações

A DIDEP é responsável em realizar a supervisão contínua do regime de teletrabalho com o objetivo de avaliar o cumprimento das condições descritas nas Portarias nº 59 e 288/2022.
Além disso, cabe à DIDEP a elaboração em conjunto com os atores envolvidos, da avaliação dos resultados por ciclos semestrais de modo a promover a melhoria contínua do programa de teletrabalho na SES-DF.

Tratamento de inconsistências

A chefia imediata deverá comunicar à unidade supervisora o descumprimento das disposições nas Portarias nº 59 e 288 de 2022 e do Decreto nº 42.462/2021 ou de qualquer item dos formulários.
Nos casos de constatação de qualquer inconsistência, a DIDEP deverá comunicar a unidade supervisora, imediatamente, para que sejam realizados os ajustes necessários, bem como adotar as medidas administrativas que o caso requeira.

Tratamento de irregularidades

São consideradas irregularidades:
a) não alcance das metas mensais acordadas sem justificativa;
b) recusa de convocação;
c) falta de disponibilidade ou comunicação do servidor em teletrabalho durante o período de sua escala laboral, sem a devida justificativa.
Nos casos de ocorrência de irregularidades o teletrabalho poderá ser suspenso imediatamente pela DIDEP, em conjunto com a Unidade Supervisora, até que os fatos sejam devidamente esclarecidos.
O servidor e sua chefia, em conjunto com a Unidade Supervisora, devem ser envolvidos para o esclarecimento dos fatos, formalizando os atos e oportunizando ao servidor a ampla defesa e contraditório.
Caso seja necessário e cabível, dentro da competência, a Controladoria pode ser consultada.

Pedido de informação interna da controladoria

Início: atuação do processo de pedido de informação Interna.
Término: resposta das Unidades Organizacionais e DIDEP.
Atores envolvidos: CONT, DIDEP, Unidades Organizacionais.

A Controladoria poderá autuar processo de pedido de informação em atendimento ao §3º do Art. 3º da Portaria nº 59/2022. O processo deverá ser encaminhado à Unidade Organizacional e à DIDEP para providências cabíveis.

Ver também

• Teletrabalho (Projeto-piloto)
• Acesso remoto

Dúvidas frequentes

1. O que é teletrabalho?
De acordo com o Decreto 42.462/2021, teletrabalho é modalidade de trabalho realizada de forma remota com a utilização de recursos tecnológicos, que sejam passíveis de controle, possuam metas, prazos e produtos previamente definidos.

2. Quem pode realizar o teletrabalho?

Para realizar o teletrabalho regular a Unidade Administrativa (SETOR) precisa estar habilitado e as atividades mapeadas serem compatíveis com o trabalho remoto e com a carga horária prevista em escala. É vedada a participação no teletrabalho de servidores em qualquer das seguintes condições: a) em estágio probatório; b) em escala de revezamento ou plantão; e c) em desempenho de atividades voltadas à assistência direta aos usuários.

3. Quais atividades podem ser realizadas em teletrabalho?
Ações e tarefas específicas a serem realizadas, geralmente de forma individual e supervisionada pela chefia imediata, para a entrega de produtos e de serviços no âmbito de projetos e processos de trabalhos institucionais. Exemplos: instruções, pareceres, relatórios, roteiros, estudos especiais, propostas de normas e de manuais, notas técnicas, dentre outros.

4. Servidor cedido pode realizar o teletrabalho?
Sim.

5. Qual a infraestrutura mínima que preciso ter?
De infraestrutura tecnológica e de comunicação adequada à execução das atividades fora das dependências das unidades organizacionais, sendo vedado qualquer tipo de ressarcimento pela SES-DF. Espaço ou área com Mesa, cadeira, computador (computador de mesa ou notebook), rede de internet com uma velocidade adequada.

6. Como tratar o ponto do servidor em teletrabalho que usufruiu do recesso de ano novo?
Deve-se utilizar o código 552 - RECESSO TELETRABALHO S/ COMP, que poderá ser lançado pela chefia imediata. O código de recesso de teletrabalho não prevê a compensação de horas, mas de atividades em teletrabalho, sendo de responsabilidade da chefia imediata monitorar o cumprimento das metas estabelecidas.

Outras dúvidas?

Para tirar dúvidas quanto ao Teletrabalho, entrar em contato com a DIDEP por meio dos contatos:
📍 (61) 99201-4829 📍 didep.cigec@saude.df.gov.br

Sugestões ou correções?

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Referências