Teletrabalho

Após a publicação da Portaria nº 59/2022, que autoriza a implementação do regime de teletrabalho, de maneira parcial, no âmbito das unidades organizacionais da SES/DF, a ser regido pelas regras definidas no Decreto nº 42462/2021, a SUGEP divulgou a Circular nº 4/2022 - SES/SUGEP e a Nota Técnica nº 1/2022 - SES/SUGEP/CIGEC/DIDEP.

Fluxo processual

O processo de teletrabalho pode ser entendido as seguintes etapas:

1. Habilitação
2. Solicitação e manutenção
3. Avaliação das metas e atividades
4. Monitoramento e avaliação
5. Pedido de informação e auditoria

Habilitação

Início: Indicação da Unidade Supervisora pelos titulares das Unidades Organizacionais.
Término: Habilitação do setor.
Atores envolvidos: Titulares das Unidades Organizacionais, servidores das Unidades Supervisoras e chefias das Unidades Administrativas.

Responsabilidades das Unidades Organizacionais

Com a publicação da Portaria nº 59/2022 agora as Superintendências e URDS poderão aderir ao teletrabalho na SES-DF. Os titulares dessas Unidades possuem autonomia para decidir sobre a implementação do teletrabalho, definindo o quantitativo de servidores e os setores que podem aderir à modalidade de serviço remoto. Além disso, devem garantir a manutenção do quantitativo suficiente de servidores presencialmente nas dependências da unidade, a critério da chefia imediata, para o pleno funcionamento do setor em que haja atendimento aos públicos externo e interno.
Para a operacionalização do teletrabalho o titular da Unidade Organizacional define a composição da Unidade Supervisora.

Composição das Unidades Supervisoras

As Unidades Supervisoras são estruturas compostas por servidores de um setor indicado pelo titular da Unidade Organizacional. São responsáveis pela supervisão e controle do teletrabalho e das metas das respectivas unidades habilitadas que trabalham para representar as funções da Unidade Organizacional, mantendo uma comunicação eficaz com os titulares das mesmas.
O titular deve escolher o setor e pelo menos dois servidores, que cientes e de acordo com a indicação, autuam processo SEI da Unidade Supervisora. Nesse processo deve ser formalizado a indicação dos servidores com assinatura do titular da Unidade Organizacional.

Habilitação Dos Setores

As unidades administrativas interessadas em implementar o teletrabalho deverão iniciar processo eletrônico do tipo "Gestão Administrativa: Teletrabalho - Relatório de Atividades da Unidade", incluir documento "Formulário Plano Trabalho Metas Resultados" e encaminhar às Unidades Supervisoras para registro e acompanhamento.

O processo eletrônico com a solicitação de habilitação da unidade será analisado pela unidade supervisora, que deve verificar o preenchimento do formulário e autorizar ou não a habilitação do setor. Caso haja necessidade de ajustes de preenchimento, o processo será devolvido para correção e o setor será habilitado somente após preenchimento correto e completo do formulário.

Os processos de habilitação possuem validade de 12 meses, ou seja, cada Unidade Administrativa deverá autuar um processo SEI de habilitação por ano.

A manutenção da habilitação está condicionada a entrega de todos os relatórios e informações do ano anterior. Nesse momento a chefia imediata também deverá revisar e atualizar os dados e informações do formulário.

Vale relembrar que a habilitação da unidade administrativa pode ser revista a qualquer tempo pela unidade supervisora, quando não atendidos os critérios mínimos mencionados na Portaria nº 59/2022 e no Decreto n° 42462/2021.

Vedações

É vedada a participação no teletrabalho de servidores em qualquer das seguintes condições: a) em estágio probatório; b) em escala de revezamento ou plantão; e c) em desempenho de atividades voltadas à assistência direta aos usuários.

Manutenção da força de trabalho atuando presencialmente

Cada unidade administrativa que implementar o teletrabalho deverá ter no mínimo 30% de sua força trabalho atuando presencialmente.

Os cálculos do mínimo de 30% da força de trabalho devem ser realizados de acordo com as escalas mensais, considerando os afastamentos programados (férias, abonos etc). As características do setor também devem ser consideradas para a manutenção de servidores em atendimento presencial sem prejuízo aos usuários do serviço. A partir da identificação do quantitativo de servidores para o mês, a chefia deverá calcular o quantitativo que deverá permanecer presencialmente.

Para o cálculo do mínimo de 30 % da força de trabalho:

• Os chefes de setor devem ser considerados como servidores efetivos e incluídos no cálculo, estando ou não participantes do teletrabalho.
• Caso o cálculo resulte em número não inteiro, o quantitativo deverá ser aproximado "para cima".
• Os servidores que estão em estágio probatório contribuem para a manutenção da taxa de 30% e cabe à chefia imediata avaliar a autonomia desses servidores para permanência no setor.

A unidade poderá funcionar com menos de 30% do número total de servidores nas dependências da unidade mediante autorização do titular da unidade organizacional, após apresentação de justificativas técnicas pertinentes incluídas em despacho no processo SEI de habilitação da Unidade.

A Circular nº 6/2021 - SES/SUGEP/COAP traz orientações sobre a interpretação do dispositivo e exemplos de escalas possíveis para as unidades em teletrabalho.

Solicitação

Início: autuação de processo individual de teletrabalho.
Término: elaboração de relatórios mensais de avaliação da qualidade nos processos individuais.
Atores envolvidos: servidores participantes do teletrabalho, chefia imediata, Unidades Supervisoras, DIDEP e setoriais de gestão de Pessoas.

Início do Processo Individual de Teletrabalho

A unidade administrativa já habilitada deverá iniciar um processo eletrônico por servidor, do tipo "Pessoal: Teletrabalho-Registro de Atividades do Servidor", e relacioná-lo ao processo de habilitação da Unidade.

Caberá à Chefia Imediata junto ao servidor o preenchimento do "Formulário de Pactuação de Atividades e Metas", de maneira completa, clara, precisa e compatível com a escala e carga horária do servidor.

O Formulário de Pactuação de Atividades e Metas possui validade de 30 dias, devendo ser renovado mensalmente. 

O processo individual de teletrabalho possui validade de 12 meses, devendo ser autuado um processo por ano e sua renovação condicionada à entrega e avaliação da qualidade dos documentos do ciclo anterior.

Responsabilidades do servidor em teletrabalho

Em relação às metas pactuadas:

• cumprir a meta de desempenho estabelecida, observados os padrões de qualidade pactuados;
• atender aos prazos e instruir corretamente os processos, cumprir o plano e a entrega dos produtos;
• submeter-se ao acompanhamento periódico e presencial para apresentação de resultados parciais e finais, em atendimento aos prazos e requisitos pactuados;
• justificar detalhadamente as entregas de metas abaixo dos 20 % definidos na norma;
• dar ciência à chefia imediata, por meio eletrônico, do andamento dos trabalhos, apontando eventual dificuldade, dúvida ou informação que possa atrasar ou prejudicar o cumprimento das atividades sob sua responsabilidade, a fim de possibilitar, de forma tempestiva, a avaliação pela chefia quanto à repactuação de atividades e prazos;
• as atividades devem ser cumpridas diretamente pelo servidor em teletrabalho, sendo vedada a utilização de terceiros, servidores ou não, para o cumprimento das metas estabelecidas.
• em caso de descumprimento ou atraso nas metas pactuadas, o servidor ficará impedido de participar do teletrabalho durante 6 (seis) meses, salvo por motivo devidamente justificado e acolhido pela chefia imediata, registrado no processo individual de teletrabalho.

Acessibilidade:

• estar disponível à Administração Pública durante todo período, definido em sua escala, constituindo irregularidade a impossibilidade de comunicação sem razão ou a negativa de convocação;
• manter telefone de contato e aplicativo de troca de mensagens instantâneas atualizados e ativos, de modo a garantir a comunicação imediata com o setor;
• manter-se conectado ao e-mail institucional e acessá-lo em todos os dias úteis e de acordo com a escala mensal, para garantir a efetiva comunicação com a chefia imediata e equipe de trabalho. Para isso o servidor deve habilitar o acesso remoto conforme rotinas da SES-DF.

Comparecimento à Unidade:

• comparecer à unidade no mínimo, uma vez por semana, de acordo com sua escala, para fins de acompanhamento das atividades, de aperfeiçoamento e de vivência da cultura organizacional, para reuniões administrativas, audiências em procedimentos disciplinares, participação em eventos de capacitação e sempre que houver necessidade do serviço;
• responder a convocação da chefia imediata ou dirigente da unidade e comparecer em até 3 horas a sua unidade, salvo se outro horário houver sido prévia e formalmente acordado entre o dirigente da unidade, a chefia imediata e o servidor.

Requisito obrigatório para participação do servidor no teletrabalho:

• estar ciente quanto a disponibilidade própria, e às suas custas, de infraestrutura tecnológica e de comunicação adequada à execução das atividades fora das dependências das unidades organizacionais, sendo vedado qualquer tipo de ressarcimento pela SES-DF.

Sigilo das informações:

• preservar o sigilo dos dados acessados de forma remota, sob pena de responsabilidade, nos termos da legislação em vigor;
• evitar o compartilhamento de arquivos, documentos e imagens com dados sensíveis de servidores e usuários em grupos de aplicativos de mensagens instantâneas.

Retirada de processos, equipamentos ou documentos físicos:

• solicitar anuência prévia da chefia imediata para retirar processos, equipamentos ou documentos físicos, quando necessário, com devido registro do trâmite para a carga pessoal do servidor, mediante assinatura de termo de recebimento e responsabilidade.

Responsabilidades da chefia imediata

Acompanhamento do teletrabalho dos servidores no setor:

• planejar, coordenar e controlar a execução do teletrabalho em sua área de competência;
• manter a Unidade Supervisora atualizada quanto a informação dos servidores que atuarão em regime de teletrabalho;
• acompanhar mensalmente o formulário de avaliação da qualidade dos produtos do teletrabalho;

• incluir o relatório de avaliação da qualidade dos produtos até o dia 15 do mês subsequente, alinhado ao processo de tratamento da folha de ponto;
• aferir e monitorar o desempenho e a adaptação dos servidores que participarem do teletrabalho;
• fornecer, sempre que demandado, dados e informações sobre o andamento do teletrabalho na sua unidade administrativa vinculada;
• redistribuir tarefas e atividades nos casos de licenças, afastamentos ou demais concessões previstas em lei. O prazo restante poderá ser suspenso ou encerrado sem prejuízo ao retorno do teletrabalho, quando cessada a causa do afastamento, com a consequente designação de novas metas. A chefia deve avaliar as atividades pactuadas quanto a prioridade, complexidade, prazos de entrega e impacto negativo prejudicando o setor ou usuários;
• convocar a qualquer momento os servidores em regime de teletrabalho à unidade, para garantir o percentual mínimo de 30% do quantitativo em regime de escala presencial;
• registrar falta injustificada na folha de ponto do servidor, relativa ao período da ausência sem a devida motivação nos casos de não autorização da realização de atividades sob a forma de teletrabalho.

Gestão da escala e registros de frequência:

• gerir a escala e controles de frequência dos servidores;
• registrar, no FORPONTO, o código específico (548) para os períodos em o servidor participou do teletrabalho.

Desligamento do teletrabalho: A participação do servidor no regime de teletrabalho poderá ser revista a qualquer tempo, a critério da Administração ou a pedido do servidor, devendo a comunicação do desligamento do teletrabalho, em ambos os casos, ser feita com 30 (trinta) dias de antecedência.

A pedido do servidor: No processo de acompanhamento individual do regime de teletrabalho, o servidor deverá preencher o Formulário de Desligamento, sendo esta comunicação formal de seu interesse de retorno as atividades presenciais.

A Chefia imediata deverá comunicar a Unidade Supervisora sobre o desligamento do servidor do teletrabalho. A Unidade supervisora deverá incluir essas informações no Memorando, direcionado a unidade Setorial de Gestão de Pessoas para o assentamento funcional.

A critério da Administração: O servidor poderá ser desligado do teletrabalho nos seguintes casos:

• pelo descumprimento das obrigações pactuadas no plano de trabalho, metas e resultados e no Formulário de Pactuação de Atividades e Metas;
• pelo decurso de prazo de participação no teletrabalho, quando houver, salvo se deferida a prorrogação do prazo;
• em virtude de mudança de lotação ou unidade de exercício;
• em razão da designação do servidor para a execução de outra atividade não abrangida pelo teletrabalho;
• por necessidade do serviço.

A chefia imediata deverá comunicar o servidor sobre o desligamento do teletrabalho: i) por meio de correspondência eletrônica em seu endereço de correio institucional (ou a outro e-mail instituído no setor) ou ii)qualquer outro meio idôneo para tal (telefone de contato e aplicativo de troca de mensagens instantâneas atualizados e ativos).

O servidor deverá retornar à Unidade presencialmente, no prazo máximo de 30 (trinta) dias após ter tomado ciência da decisão.

A chefia imediata deve incluir despacho com esclarecimento sobre os motivos de desligamento e todos os registros do comunicado no processo SEI individual do servidor.

Setoriais de Gestão de Pessoas

A Unidade Supervisora deverá encaminhar Memorando até o dia 10 do mês subsequente ao Setorial de Gestão de Pessoas para registro nos assentamentos funcionais. Esse memorando deve incluído no processo SEI da Unidade Supervisora e deve conter:

• lista servidores que iniciaram o teletrabalho no mês de referência (Nome completo, matrícula, e data do início de teletrabalho)
• lista dos servidores desligados do teletrabalho no mesmo período. (Nome completo, matrícula, e data do término do teletrabalho)

Avaliação

Início: envio dos Relatórios Trimestrais dos setores para Unidades Supervisoras.
Término: envio dos relatórios trimestrais das Unidades Supervisoras para a DIDEP e Titulares das Unidades Organizacionais.
Atores envolvidos: Chefia Imediata, Unidades Supervisoras, DIDEP.

Relatório trimestral de metas do setor

À chefia imediata cabe elaborar trimestralmente o relatório dos resultados do teletrabalho da unidade encaminhando a Unidade Supervisora até dia 15 dos meses de Abril, Julho, Outubro e Janeiro do ano seguinte.

Os relatórios trimestrais devem seguir o trimestre civil, ou seja: - janeiro, fevereiro e março; - abril, maio e junho; - julho, agosto e setembro; - outubro, novembro e dezembro.

O formulário do relatório trimestral de metas do setor se encontra no SEI:

Relatório Trimestral de metas da Unidade Supervisora:

À Unidade Supervisora deve:

• supervisionar a elaboração de relatório trimestral dos resultados do teletrabalho das unidades administrativas;
• devolver e solicitar ajustes nos relatórios enviados com inconsistências;
• cobrar formalmente os atrasos no processo SEI da Unidade;
• elaborar os relatórios trimestrais das Unidades Organizacionais encaminhando a DIDEP até dia 30 dos meses de Abril, Julho, Outubro e Janeiro do ano seguinte.

O formulário do relatório trimestral de metas da Unidade Supervisora se encontra no SEI:

Relatório Trimestral Consolidado (DIDEP)

À DIDEP cabe:

• supervisionar a elaboração de relatório trimestral dos resultados do teletrabalho das unidades Supervisoras;
• devolver e solicitar ajustes nos relatórios enviados com inconsistências;
• cobrar formalmente os atrasos no processo SEI;
• elaborar o relatório consolidado das Unidades Supervisoras, encaminhando para publicação dos resultados em sítio eletrônico até dia 15 dos meses de Maio, Agosto, Novembro e Fevereiro do ano seguinte.

Monitoramento

Início: recebimento dos relatórios e informações das Unidades Supervisoras.
Término: elaboração dos relatórios semestrais e divulgação dos dados do teletrabalho em sítio eletrônico da SES pela DIDEP.
Atores envolvidos: Unidades Supervisoras, DIDEP, DGR.

Dados e informações

A DIDEP é responsável em realizar a supervisão contínua do regime de teletrabalho com o objetivo de avaliar o cumprimento das condições descritas da Portaria nº 59/2022.

Além disso, cabe a DIDEP a elaboração em conjunto com os atores envolvidos, da avaliação dos resultados por ciclos semestrais de modo a promover a melhoria contínua do programa de teletrabalho na SES-DF.

Identificação, comunicação e tratamento de inconsistências

A chefia imediata deverá comunicar à unidade supervisora o descumprimento das disposições da Portaria nº 59 de 2022 e do Decreto nº 42.462/2021 ou de qualquer item dos formulários.

Nos casos de constatação de qualquer inconsistência, a DIDEP deverá comunicar a unidade supervisora, imediatamente, para que sejam realizados os ajustes necessários, bem como adotar as medidas administrativas que o caso requeira.

Identificação, comunicação e tratamento de irregularidades

São consideradas irregularidades: a) não alcance das metas mensais acordadas sem justificativa; b) recusa de convocação; c) falta de disponibilidade ou comunicação do servidor em teletrabalho durante o período de sua escala laboral, sem a devida justificativa.

Nos casos de ocorrência de irregularidades o teletrabalho poderá ser suspenso imediatamente pela DIDEP, em conjunto com a Unidade Supervisora, até que os fatos sejam devidamente esclarecidos.

O servidor e sua chefia, em conjunto com a Unidade Supervisora, devem ser envolvidos para o esclarecimento dos fatos, formalizando os atos e oportunizando ao servidor a ampla defesa e contraditório.

Caso seja necessário e cabível, dentro da competência, a Controladoria pode ser consultada.

Ver também

• Teletrabalho (Projeto-piloto)
• Teletrabalho - grupo de risco
• Acesso remoto

Dúvidas frequentes

1. O que é teletrabalho?
De acordo com o Decreto 42.462/2021 Teletrabalho é modalidade de trabalho realizada de forma remota com a utilização de recursos tecnológicos, que sejam passíveis de controle, possuam metas, prazos e produtos previamente definidos;

2. Quem pode realizar o teletrabalho?

Para realizar o teletrabalho regular a Unidade Administrativa (SETOR) precisa estar habilitado e as atividades mapeadas serem compatíveis com o trabalho remoto e com a carga horária prevista em escala. É vedada a participação no teletrabalho de servidores em qualquer das seguintes condições: a) em estágio probatório; b) em escala de revezamento ou plantão; e c) em desempenho de atividades voltadas à assistência direta aos usuários.

3. Quais atividades podem ser realizadas em teletrabalho?
Ações e tarefas específicas a serem realizadas, geralmente de forma individual e supervisionada pela chefia imediata, para a entrega de produtos e de serviços no âmbito de projetos e processos de trabalhos institucionais. Exemplos: instruções, pareceres, relatórios, roteiros, estudos especiais, propostas de normas e de manuais, notas técnicas, dentre outros.

4. Servidor cedido pode realizar o teletrabalho?
Sim.

5. Qual a infraestrutura mínima que preciso ter?
De infraestrutura tecnológica e de comunicação adequada à execução das atividades fora das dependências das unidades organizacionais, sendo vedado qualquer tipo de ressarcimento pela SES-DF. Espaço ou área com Mesa, cadeira, computador (computador de mesa ou notebook), rede de internet com uma velocidade adequada.

Outras dúvidas?

Para tirar dúvidas quanto ao Teletrabalho, entrar em contato com a DIDEP por meio dos contatos:
📍 (61) 99201-4829 📍 didep.cigec@saude.df.gov.br

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Referências