Estágio CIEE - Folha de Frequência
A SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL - SEPLAD está desenvolvendo um sistema para a gestão do estágio CIEE, o SIGEST (Sistema de Gestão de Estágios), por meio do qual o estagiário deverá registrar a batida do ponto diretamente no novo sistema, PORÉM ELE ENCONTRA-SE SUSPENSO PARA REALIZAÇÃO DE MANUTENÇÕES e as folhas de frequência permanecem de forma física e enviada pelo SEI.
Conforme o Art. 7º, III da Portaria nº 576, de 28/12/18, o supervisor é responsável por fiscalizar diretamente o fiel preenchimento da folha de frequência do (s) seu (s) respectivo (s) estagiário (s), desempenhando papel proativo;
A Gerência de Educação em Saúde/GES/SUGEP é responsável por receber as folhas de frequência de todos os estagiários CIEE que realizam estágio na SES-DF e posteriormente encaminhá-las a SEPLAD, que efetuará o pagamento da bolsa.
Índice
Como imprimir a folha de frequência?
No início de todo mês, o estagiário deve acessar o site da SEPLAD, no link Hesk para imprimir a folha de frequência do mês.
Como deve ser preenchida a folha de frequência?
• O cabeçalho da folha de ponto dos estagiários deve ser preenchido com o nome do estagiário, código CIEE, curso, marcação do ensino médio ou superior e órgão/setor de atividade do estágio.
• Nos campos ENTRADA e SAÍDA, o estagiário deverá assinar seu nome e no campo HORÁRIO, deve ser inserido o horário REAL de trabalho (Ex: Chegada/saída 8h05-12h05, 8h10-12h10, 7h55- 11h55).
• A folha de ponto deve ser preenchida/assinada diariamente com caneta na cor azul.
• Não poderá haver rasuras na folha de frequência e esta deve ser assinada e carimbada pelo supervisor (caso não tenha carimbo, deverá assinar e colocar número da matrícula).
• Na ausência do supervisor no dia de assinar a folha de ponto (férias, atestado, licença, etc), a chefia imediata ou o servidor que ficou responsável pelo estagiário pode assinar e justificar a ausência do supervisor.
• Em casos de faltas justificadas, é necessário anexar o atestado médico original ou outro documento que justifique a ausência do estagiário, como exemplo a declaração escolar de atividade.
• Nos dias de feriado, ponto facultativo ou greve de transporte público, o estagiário deverá colocar a informação “FERIADO”, “PONTO FACULTATIVO” ou “GREVE”.
Obs.: Atestado médico do estagiário só pode até de 15 dias, pois o estagiário não está coberto pelo INSS. Atestado de acompanhamento é aceito em situações de incapacidade do acompanhado, internações, exames que utilizam medicamentos fortes e em casos de idosos. Estando bem descrito no atestado a situação do acompanhado.
Como e quando deve ser enviada a folha de frequência?
• O supervisor deve conferir e assinar a folha de frequência;
• O supervisor deve digitalizar e enviar a folha pelo processo SEI;
• Os supervisores lotados na Região Central enviarão as folhas no processo SEI recebido pela GES, impreterivelmente até o 1º DIA ÚTIL DO MÊS SUBSEQUENTE AO TRABALHADO;
• Os supervisores lotados nas demais regionais enviarão as folhas no processo SEI que o NEPS criou especificamente para folha de frequência, até o dia 30/31 do mês para que eles nos envie até o 1º dia útil do mês subsequente ao estagiado;
Folha de frequência não entregue ou entregue fora do prazo poderá acarretar o não pagamento ou atraso no pagamento da bolsa dos respectivos estagiários.
PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS NAS FOLHAS DE PONTO RECEBIDAS NA GES:
A. Espaços em branco (sem assinatura ou justificativa) - quando receber a folha de frequência do(a) estagiário(a) e tiver espaços em branco sem justificativa, o(a) supervisor(a) deverá escrever "FALTA" para os dias em que o(a) estagiário(a) faltou ao estágio. Lembramos que a reposição de horário é proibida para não ultrapassar a carga horária de 4 horas diária e 20 horas semanal.
B. Se o(a) estagiário(a) escrever "Atestado Médico" - deverá ser anexado o respectivo atestado médico para justificar os dias informados. Lembramos que só escrever "Atestado Médico" sem anexar o documento oficial que comprove isso não será aceito pelo CIEE e pela Seplad.
C. Folha de frequência digitalizada em PDF sem anexar o atestado ou declaração que justifique a falta - no despacho o(a)supervisor(a) informa que o documento foi anexo, mas não anexa o que informou. Acrescentamos que o documento deverá ser digitalizado junto com a folha de ponto (no mesmo arquivo).
D. A redução de 50% da carga horária nos dias de prova - tem que digitalizar junto com a folha de frequência a declaração ou o calendário da Instituição de Ensino que comprove os dias de prova do(a) estudante.
E. Recesso (solicitamos enviar para a GES o DOCUMENTO DE PROGRAMAÇÃO ANUAL DE RECESSO DE ESTÁGIO-DPR com pelo menos 30 dias de antecedência) - alguns estagiários estão usufruindo o recesso sem autorização da SEPLAD porque o(a)supervisor(a) não envia o DPR em tempo hábil, ou não envia o DPR ou o envia com os dias de recesso já em andamento. Lembramos que o(a) estagiário(a) deverá escrever recesso nos dias usufruídos (não deixar os espaços em branco) e reforçamos que o DPR deverá ser digitalizado junto com a folha de frequência dos meses de usufruto.
F. Folhas de frequência sem a assinatura do(a)supervisor(a) - recebemos algumas folhas sem a assinatura do(a) supervisor(a), é necessário verificar se a folha de frequência foi assinada antes de digitalizá-la. Lembramos que na ausência do(a) supervisor(a), o(a) servidor(a) que ficou responsável pelo(a) estagiário(a) poderá assinar a folha de frequência e anexá-la no processo SEI.
G. Folhas de frequência com rasura - ao receber a folha o(a) supervisor(a) deverá verificar se não tem rasura, se houver, deverá solicitar ao(à) estagiário(a) que imprima e assine nova folha de frequência. Lembramos que ela é um documento oficial que autoriza o pagamento da bolsa e do auxílio transporte ao(à) estagiário(a) pelo GDF e por esse motivo requer confiabilidade. Solicitamos também atenção à clareza da folha digitalizada.
H. PDF da Folha de frequência com arquivos estranhos a ela ou ao(à) estagiário(a) - deverá ser digitalizado 01 (um) PDF por estagiário(a), salvá-lo com o nome do(a) estagiário(a) e nele deverá conter: a folha de frequência e as justificativas (se houver faltas justificadas, ex: atestado médico; atestado de comparecimento, de consulta, de exame ou de acompanhante; atestado de dentista; atestado de alistamento militar; declaração de atividade escolar; etc.).
I. Lembramos que se houver rescisão (a pedido do(a) estagiário(a) ou por término de contrato) o formulário de deverá ser anexado ao processo em arquivo separado e salvo com o nome do(a) estagiário(a). Enviar junto o formulário de recesso referente ao 2º período.
