Despesas de Exercícios Anteriores

Despesas de exercícios anteriores são dívidas que a Administração possui perante aos seus servidores e instituições. São valores já reconhecidos pela Administração por meio de processos administrativos.

Base legal

O Decreto Distrital n° 39.014/2018, que alterou a redação do Decreto Distrital n° 35.073/2014, passando então este a dispor em seu art. 88 o seguinte: "As despesas de exercícios anteriores relativas a pessoal e a encargos sociais serão reconhecidas e executadas após prévia manifestação do Órgão Central de Gestão de Pessoas e do Órgão Central de Orçamento".

Vale destacar que o lançamento dos valores referentes à Declaração de Exercícios Findos (DEA) em pedidos de PAGPDT no SIGRH não são "reconhecimento de dívida", sendo eles apenas um registro dos valores no sistema de pagamentos pendentes. O reconhecimento da dívida é feito pelo Ordenador de despesas, após prévia manifestação do Órgão Central de Gestão de Pessoas e do Órgão Central de Orçamento quanto à disponibilidade orçamentária para pagamento dos valores.

O Decreto Distrital n° 35073/2014 regulamenta a forma de pagamento dos valores tidos como de despesas de exercícios anteriores. Em seu artigo 86, determina que:

• Fica a autoridade ordenadora de despesa incumbida de publicar o ato de reconhecimento de dívida, do qual deverá constar a identificação do credor, os valores devidos e a disponibilidade orçamentária suficiente para quitação da despesa.
• A autorização para pagamento de despesas de exercícios anteriores deverá constar do processo regular de pagamento.
• Nos pagamentos de dívidas reconhecidas será observada a ordem decrescente por exercício e a ordem cronológica de reconhecimento de dívida.

A execução de despesas de exercícios anteriores, originária de realização de despesa sem cobertura contratual ou decorrente de contrato posteriormente declarado inválido, deverá ser objeto de processo específico, do qual conste, obrigatoriamente:
I - o nome do credor, a importância a pagar e a comprovação de entrega do material ou de execução do serviço;
II - o motivo pelo qual não foi conhecido o compromisso que se pretende reconhecer;
III - a existência de disponibilidade orçamentária em valor suficiente para a quitação do montante da dívida.

As despesas de natureza indenizatória terão seu reconhecimento condicionado à apuração dos direitos do credor e devem ser submetidas à apreciação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal, para manifestação sobre os aspectos jurídicos. Declarada a nulidade do contrato, seus efeitos jurídicos se desconstituem retroativamente à data da assinatura.

As despesas de exercícios anteriores, oriundas de regular contratação, deverão ser pagas, nos termos do art. 37 da Lei Federal nº 4320/1964, pela dotação orçamentária constante do elemento de despesa “92 – Despesas de Exercícios Anteriores”, consignado às programações das respectivas unidades originárias da obrigação, desde que apurado o direito adquirido pelo credor e devidamente reconhecida a dívida.

Declaração de Exercícios Anteriores

Visando padronizar o fornecimento de informação referente aos pedidos de pagamentos pendentes de exercício anterior, a DIPAG divulgou as Circulares nº 2/2021, nº 3/2021 e nº 4/2021 - GEAAF, com passo a passo e modelo de declaração.

Para a criação da Declaração de Exercícios Anteriores (DEA) basta gerar um novo documento próprio do SEI com o nome "Declaração de Despesas de Exercícios Anteriores":

Posteriormente deverá ser selecionado "nenhum" no "Texto Inicial", momento em que o sistema irá gerar um documento novo no processo com o modelo criado.

Para a elaboração da declaração:

• A declaração dos servidores ativos deverá ser emitida pelo Núcleo de Gestão de Pessoas do servidor. As declarações dos servidores inativos serão emitidas pela Gerência de Cadastro conforme disposto no inciso IV, artigo 228, do Decreto nº 39.546/2018.
  
  
• Deverão ser incluídos na declaração todos os valores que constarem na tela PAGPDT34 do SIGRH que se encontrarem com o a situação "01 - EM ABERTO", "02 - FECHADO" e "03 - SOLICITADO". Os pedidos com a situação "CANCELADO" e "EFETIVADO" nunca deverão constar nas declarações:

Ressaltamos que ao preencher o campo "SITUAÇÃO" do PAGPDT34 com os números "01" (em aberto), "02" (fechado) ou "03" (solicitado) serão mostrados apenas os pedidos que se encontrarem com a situação informada.

• Regra geral deverá ser considerado apenas na tela PAGPDT34 o tipo de pagamento "03 - PAGAMENTO DE EXERCÍCIO ANTERIOR". Havendo o tipo de pagamento "02 - PAG SUPLEMENTAR DO EXERCÍCIO ATUAL", com o status "01 - EM ABERTO" ou "02 - FECHADO" o lançamento deverá ser verificado pois pode se tratar de pedido de anos anteriores ao atual que foram lançados no mês de dezembro mas não chegaram a ser efetivados, tornando-se, assim, exercício findo. Em caso de dúvidas consultar formalmente a GECAD/DIPAG.
  
  

• O número do processo a que se refere o lançamento poderá ser obtido através de consulta aos sistemas SICOP, SEI e NetTerm. No caso de lançamentos que foram gerados automaticamente pelo Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos deverá ser anotada a observação "Não identificado*" na coluna "Nº DO PROCESSO" correspondente. Ressaltamos que se faz necessário a utilização do asterisco ("*") na descrição da observação a fim de remeter à legenda informada na tabela.
  
  
• Após a consulta dos números dos pedidos que deverão compor a declaração as informações relativas à "REFERÊNCIA INICIAL", "REFERÊNCIA FINAL", "DESCRIÇÃO" e "VALOR ORIGINAL" serão obtidas a partir da tela PAGPDT02.

• O valor a ser informado no campo "VALOR ORIGINAL" deverá ser o valor original do crédito (valor histórico), desconsiderando-se o lançamento de quaisquer atualizações que porventura tenham sido efetuadas. Os valores originais somente serão atualizados quando houver previsão de pagamento.
  
  

• É necessário observar se as rubricas lançadas na tela PAGPDT02 iniciam com o identificador (ID) 1, 2 ou 3. Os lançamentos iniciados com o identificador (ID) 4, 5 ou 6 tratam de valores a serem descontados e, portanto, não podem ser inseridas como crédito na Declaração de Exercícios Anteriores, conforme exemplo abaixo:

Dúvidas frequentes

1. Valor com o status "01 - EM ABERTO" do tipo "02-PAG SUPLEMENTAR DO EXERCICIO ATUAL" deve ser incluído na declaração?

Neste caso, deve ser realizada consulta quanto ao pagamento dos pedidos, por meio do módulo PAGDT31 do SIGRH. Caso os campos "Mes/Ano" e "Versao" estejam em branco, o referido pedido não foi pago e, portanto, deve ser incluído na Declaração de Despesas de Exercícios Anteriores. Caso os campos "Mes/Ano" e "Versao" estejam preenchidos, se terá a informação do mês da folha e da versão do pagamento; portanto, o valor não deve ser incluído.

Outras dúvidas?

Em caso de dúvida, a Diretoria de Pagamento de Pessoal (SES/SUGEP/COAP/DIPAG), a Gerência de Acompanhamento e Avaliação da Folha (SES/SUGEP/COAP/DIPAG/GEAAF) e a Gerência de Cadastro (SES/SUGEP/COAP/DIPAG/GECAD) estão à disposição para atendimentos e esclarecimentos. Verificar a página Contatos.

Sugestões ou correções?

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Referências