Averbação de tempo de serviço

A averbação de tempo de serviço/contribuição é o registro nos assentamentos funcionais dos períodos prestados a órgão ou entidade de natureza pública ou privada, sendo considerada para concessão de benefícios (aposentadoria, disponibilidade, licença prêmio, licença capacitação e adicional de tempo de serviço, respeitadas as restrições legais), conforme a característica da entidade de origem do tempo de contribuição.

O Memorando Circular nº 7/2025 - SES/SUGEP/COAP/DIAP orienta sobre a instrução dos processos de Averbação/Desaverbação de Tempo de Serviço.

Peças Processuais

• Requerimento específico de averbação do tempo;
• Documento pessoal (RG e CPF);
• Certidão de tempo de contribuição-CTC /Declaração de tempo de serviço- DTS/ Declaração do órgão incluída(s) pelo servidor interessado.
• Ficha cadastral do cargo atual;
• Certidão de Tempo de Contribuição (CTC) / Declaração de Tempo de Serviço (DTS) / Declaração do Órgão – Documento(s) original(is) incluído(s) pelo NGP, devidamente autenticado(s) (quando em via física) ou validado(s) (quando em formato eletrônico).
• Minuta incluída para análise;
• Despacho ratificação/retificação da minuta feito pelo NCPAP;
• Publicação(ões) em DODF da averbação, com realce no ato declaratório;
• Comprovante de cadastro da averbação no SIGRH (telas CADAVB31 e CADAVB32);
• Comprovante de cadastro dos salários de contribuição (tela CADAPO35) dos períodos posteriores a julho de 1994;
• Comprovante de cadastro CADHIS88;
• Cadastro CADTPS01 e CADHIS88, a respeito do tempo especial (se houver);
• Planilha de cálculo dos retroativos de ATS (se houver);
• Comprovante de pagamento dos retroativos do ano corrente (se houver);
• Comprovante de reconhecimento para pagamentos dos retroativos referente aos anos anteriores (se houver);
• Informe ao servidor caso a Averbação impacte em outros direitos, exemplo: Licença-Prêmio, Férias, Abono de Ponto, Regime de Seguridade Social, etc.
• Ciência do requerente;
• Termo de arquivamento.

Fluxo do Processo de Averbação de Tempo

Procedimento inicias - Servidor incluindo as peças no Sei!

O servidor requerente deverá abrir um processo do tipo “Pessoal: Averbação/Desaverbação de Tempo de Serviço”, incluindo o requerimento “Requerimento - Averbação de Tempo de Contribuição”, que deverá ser devidamente assinado. Ao abrir o processo do tipo “Pessoal: Averbação/Desaverbação de Tempo de Serviço”, é essencial incluir o nome do INTERESSADO e verificar atentamente a matrícula informada. Como um mesmo servidor pode possuir múltiplas matrículas, cada uma delas deverá ter um processo de averbação específico O requerimento deve ser preenchido com o órgão que deseja averbar na SES-DF. Para pedidos de desaverbação de tempo, o requerente deverá incluir um requerimento geral no processo de averbação já existente. Além disso, o requerente deverá anexar, em formato PDF, um Documento de Identificação que comprove os dados pessoais constantes na CTC, incluindo-o como documento original.

Também é necessário anexar a Certidão de Tempo de Contribuição (CTC) e/ou a Declaração de Tempo de Serviço (DTS) para a pré-análise do NGP.

No caso de tempo de serviço público contribuído para o INSS, caso haja interesse no reconhecimento desse período como tempo público, ingresso no serviço e/ou Adicional de Tempo de Serviço (ATS), será necessário apresentar a Declaração do órgão de origem, juntamente com a CTC do INSS. Esse documento deve conter:

• Informações sobre o vínculo;
• Período laborado;
• Tempo bruto e tempo líquido;
• Deduções aplicáveis, como faltas, suspensões e licenças sem remuneração.

Para os períodos trabalhados na Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal (SESDF) com contribuição ao Regime Geral de Previdência Social (INSS), deve-se utilizar o modelo de declaração disponível na pasta GAPE-ARQUIVOS (\srv-fs\GAPE-ARQUIVOS), na subpasta AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO_CONTRIBUIÇÃO, especificamente na planilha DECLARAÇÃO FUNCIONAL DE TEMPO DE SERVIÇO - VÍNCULO CLT.

Cada Certidão e/ou Declaração deverá ser anexada separadamente, ou seja, se houver duas Certidões, devem ser criados dois arquivos anexos na árvore do SEI, devidamente identificados, conforme figura:

Caso a CTC tenha assinatura manual, o requerente deverá obrigatoriamente entregar a via original ao seu NGP vinculado, que a arquivará na sua pasta funcional.

Após cumprir essas exigências, o requerente deverá encaminhar a solicitação para o NGP vinculado.

Processo foi Encaminhado do NGP - Conferência dos Documentos e Providência

Se o requerente não tiver aberto o processo do tipo correto ou não tiver nomeado os documentos corretamente, deverá o NGP alterá-lo por meio do ícone “Consultar/Alterar Processo” ou “Consultar/Alterar Documento” no SEI:

ou

O requerimento deverá ser do tipo “Requerimento - Averbação de Tempo de Contribuição”, contendo a descrição detalhada dos períodos a serem averbados, data a data, ou a indicação "conforme certidão .."

O requerente sempre deve declarar que não utilizou o tempo de fora em outro lugar, conforme figura:

Para pedidos de desaverbação de tempo, o requerente deverá incluir um requerimento geral no processo de averbação já existente, informando a empresa e o período averbado que deseja desaverbar.

Observação:
Conforme Art. 171, inciso IX, da Portaria/MTP nº 1.467, de 02/06/2022, somente poderão ser desaverbados os períodos que não geraram vantagens financeiras para o interessado, tais como Adicional por Tempo de Serviço (ATS) e Abono de Permanência.

O NGP verificará os documentos anexados pelo requerente, garantindo que estejam corretos, íntegros (com todo o teor) e legíveis.

Inclusão e Autenticação no Sei pelo NGP

A CTC, DTS ou Declaração do órgão deve ter sua via original conferida pelo NGP e, posteriormente, ser reincluída e autenticada no SEI pelo servidor responsável.

Se a CTC/DTS/Declaração for emitida com assinatura física: O requerente deverá entregar a via original ao NGP, que a arquivará na sua pasta funcional. Após isso, o servidor que recebeu e conferiu o documento deverá incluí-lo no processo como documento original e autenticá-lo no SEI. Esse procedimento é essencial para a aceitação do tempo averbado.

Se a CTC/DTS/Declaração for emitida com assinatura eletrônica: O servidor responsável deverá validar o documento conforme os códigos fornecidos pelo órgão emissor.

• Se a autenticação não for possível, o documento deverá ser devolvido ao requerente, solicitando uma versão válida.

• Se o documento for válido, o servidor do NGP deverá reincluí-lo no processo como documento original e autenticá-lo no SEI.

O NGP verificará todas as informações pessoais, autenticidade dos dados, assinaturas competentes e observações da CTC/Declarações, conforme Portaria/MTP nº 1.467, de 2/06/2022, Resolução TCDF n° 299/2016, Instrução Normativa INSS/PRES nº 128 de 28/03/2022 e IN Conjunta/IPREV-DF n° 03/2014.

Verificação de Processo de Averbação Prévio pelo NGP

Se o servidor já possuir um processo de averbação em meio físico e abrir um novo processo eletrônico, o processo físico deverá ser convertido para formato eletrônico. Em seguida, o novo processo de solicitação de averbação ou desaverbação deverá ser anexado ao processo mais antigo.

Se o servidor já tiver um processo de averbação eletrônico e abrir um novo, o NGP deverá orientá-lo a reabrir o processo existente e incluir o novo requerimento diretamente nos autos. Isso evita a abertura desnecessária de um novo processo para a mesma finalidade.

Análise das Certidões/ Declarações de Tempo de Contribuição/Serviço

A Certidão de Tempo de Contribuição (CTC) deve ser destinada exclusivamente à Secretaria de Saúde do DF, Governo do Distrito Federal, IPREV-DF ou Fundação Hospitalar do DF. Não deve ser emitida para hospitais específicos ou setores, como HMIB, HRT, HRAN, entre outros.

A relação das remunerações na CTC/DTS é obrigatória a partir de julho de 1994.

Se houver períodos sem registro de salários de contribuição, o requerente deverá procurar o órgão emissor da CTC para solicitar a inclusão dos valores faltantes.

Caso não seja possível regularizar essa situação, o período sem contribuição não será averbado, sendo necessário a anuência do requerente.

Se forem identificadas inconsistências na documentação, o NGP deverá devolver os autos ao requerente até que todas as correções sejam realizadas.

Considerando a continuidade de direitos garantidos pela Declaração de Tempo de Serviço (DTS), é essencial que ela contenha as seguintes informações:

• Afastamentos;

• Licenças médicas para acompanhamento de pessoa da família;

• Licenças-prêmio ou licenças servidor adquiridas e usufruídas;

• Períodos de férias não usufruídos;

• Acerto exoneratório;

• Averbações na matrícula;

• Impacto da Lei Complementar Federal nº 173/2020 (nos casos de carreiras que não pertencem à Saúde ou Segurança Pública);

• Plano de Seguridade/Regime de Previdência Complementar, entre outros aspectos relevantes.

Sempre observar se há erros nos dados da CTC, bem como divergências no nome e sobrenome do servidor e sua filiação, observando o documento de identificação anexo pelo requerente aos autos e aplicando as devidas correções onde for necessário (no SIGRH, se a correção a ser feita for apenas no sistema).

Se houver divergência entre o CADRCA07 e a CTC, que não decorra de erro de digitação, o requerente deverá anexar aos autos um documento comprobatório da alteração do nome (como a Certidão de Casamento, por exemplo), a fim de evitar a necessidade de retificação da CTC.

Não aceitar CTC/DTS/DECLARAÇÃO DO ÓRGÃO sem assinatura do Responsável pelo setor competente para emitir a CTC e dirigente do Instituto de Previdência (órgão expedidor).

Instrução, Análise e Edição da Minuta de Publicação

O NGP incluirá aos autos Ficha Cadastral do cargo atual extraída do SIGRH (CADRCA07).

O NGP verificará se existe concomitância entre as datas que serão averbadas e da admissão do servidor na SES. Alertamos que não é possível a averbação de tempo concomitante.

Para auxílio na análise dos períodos a serem averbados, deve o NGP utilizar a “modelo - planilha averbação 2023” constante na pasta GAPE-ARQUIVO (\srv-fs\GAPE-ARQUIVOS\AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO_CONTRIBUIÇÃO). Nele poderá proceder a retirada dos dias concomitantes, bem como produzir a(s) minuta (s) de publicação.

Deduzir Faltas, Suspensões e Licenças Sem vencimento e Sem contribuição, entre outros. Quando se tratar de tempo em cargo efetivo no GDF, alguns afastamentos deduzem apenas para ATS, tais como: licenças médicas para acompanhar pessoa da família, licença para atividade política com remuneração e Lei Complementar Federal 173/2020 (nos casos de servidores que não são da área de saúde e segurança pública). Existem colunas na planilha de averbação para ambas situações.

Caso o servidor requeira averbação de tempo durante período de afastamento no vínculo atual da SES-DF, por meio de licença sem vencimento, deve-se observar o disposto na Decisão TCDF nº 1008/2016. O NGP deve atentar para a possibilidade de lacuna na vida funcional do requerente e, se for o caso, informar ao NCPAP sobre a excepcionalidade da solicitação. Isso é necessário para evitar que o tempo seja interpretado como concomitante.

⚠️Importante:

Até 30/06/2008, ou seja, até a vigência da LC Distrital n° 769/2008, era possível averbar, dentro da Licença para Interesse Particular (LIP), períodos laborados, inclusive na condição de contribuinte individual.

Após essa data, somente será permitida a averbação de tempo como contribuinte obrigatório em outros regimes (próprio ou geral). Caso opte por contribuir como individual, a contribuição deverá ser feita obrigatoriamente para o IPREV-DF (patronal e servidor), sendo necessário o atesto da autarquia sobre os respectivos recolhimentos.

Quando houver informação de Recondução na CTC/DTS, o tempo trabalhado durante a vacância pode ser averbado normalmente até um dia antes da recondução.

O dia da exoneração ou vacância não é contabilizado como dia trabalhado, exceto nos casos de CTC militar e contrato temporário, cuja contagem dependerá da frequência registrada.

Caso haja alguma inconsistência deverá o NGP devolver os autos ao requerente até que se concluam todas as correções.

Estando a CTC em conformidade com a lei, deverá o NGP produzir despacho em que conste a minuta de publicação para que o NCPAP possa analisá-la. Na confecção da Minuta de Ordem de Serviço deverá ser observado:

Quando o texto da publicação no DODF especificar “prestado a ...” o tempo será averbado como tempo público, pois constava em uma CTC ou DTS de órgão público;

Quando o texto da publicação no DODF especificar “conforme certidão emitida pelo INSS” o tempo será averbado como tempo privado, pois constava em uma CTC do INSS;

Quando o texto da publicação no DODF especificar “prestado a ... conforme certidão emitida pelo INSS” o tempo averbado foi prestado a um órgão público, mas a contribuição era vertida ao INSS, necessitando de uma CTC do INSS e uma declaração do órgão em que conste os afastamentos.

Quando o texto da publicação no DODF especificar “prestado ao INSS” o tempo averbado foi prestado à própria autarquia federal INSS que é um órgão público.

Quando o texto da publicação no DODF especificar “...contado somente para fins de aposentadoria” o tempo pode ser público ou privado, mas não conta para fins de adicional de tempo de serviço público;

Quando o texto da publicação no DODF especificar “...contado para fins de adicional e aposentadoria” o tempo deve ser público e conta para fins de adicional de tempo de serviço.

Nos casos em que o serviço foi prestado a um dos órgãos do Distrito Federal como contrato temporário ou cargo comissionado, acrescentar essa informação à minuta: “prestado à Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, como contrato temporário, conforme certidão emitida pelo INSS...”

Nos casos em que o serviço foi prestado como aluno aprendiz, monitoria, residência, etc, deve essa informação ser acrescentada na minuta.

Seguir modelos de minutas incluído na pasta GAPE-ARQUIVOS>AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO_CONTRIBUIÇÃO> MODELO DE MINUTAS PARA PUBLICAÇÃO.

Ao confeccionar minuta de desaverbação, atentar em também incluir no texto a informação das possíveis retificações realizadas.

Quando se tratar de uma retificação, deverá o NGP observar se consta nos autos todas as peças, como a(s) publicação(ções) da(s) averbação(ões) com o ato do interessado realçado, lançamentos no SIGRH realizados (CADAVB31 e CADAVB32), etc.

Na maioria dos casos, o ato de publicação da averbação já realizado não deve ser "tornada sem efeito", mas apenas retificado. No entanto, se for necessário corrigir um ato que já tenha passado por uma retificação, nesse caso, a retificação anterior deve ser "tornada sem efeito", e uma nova retificação da publicação original deve ser realizada.

Quando o NGP estiver retificando uma averbação concedida em decorrência de uma solicitação do IPREV-DF nos autos do processo de aposentadoria, é fundamental garantir a integridade das informações. Dessa forma, somente os processos de averbação serão analisados pelo NCPAP. O NGP deverá incluir no processo de averbação:

• O despacho emitido pelo IPREV-DF, com destaque para os itens solicitados;

• A minuta de retificação correspondente;

• A solicitação de prioridade para análise

NUNCA enviar o processo com retorno programado. Informamos que o NCPAP trabalha para responder aos processos no menor prazo possível, mas que há casos que exigem uma análise mais aprofundada, o que pode contribuir para um maior tempo de resposta.

Processo Recebido no NCPAP - Análise dos Autos e Validação

O NCPAP verificará se o processo contém todos os documentos necessários e se estes estão conforme a legislação vigente e os dados cadastrados no SIGRH.

Também será analisado o despacho encaminhado pelo NGP, que inclui a proposta de minuta para publicação, sendo esta ratificada ou retificada pelo NCPAP. A análise seguirá os critérios estabelecidos no checklist em anexo.

No despacho de devolução ao NGP, o NCPAP:

Ratifica ou retifica a minuta;

Inclui a tabela detalhada com as informações necessárias para o correto cadastramento da averbação no sistema, indicando: Nome da empresa/órgão; Períodos averbados; Quantidade de dias; Códigos de inclusão/exclusão e Finalidade dos registros a serem cadastrados.

Após a análise, o processo será devolvido ao NGP para que sejam providenciadas a publicação e demais atividades necessárias.

Observação:

Caso o processo não contenha todas as peças necessárias para a publicação, incluindo a minuta, ou a averbação esteja em desacordo com a legislação, os autos serão devolvidos para correção.

⚠️ Importante : As informações sobre averbações somente devem ser alteradas ou cadastradas no SIGRH após a publicação. Para isso, o fluxo correto a ser seguido é:

• Confeccionar a minuta;

• Encaminhar obrigatoriamente ao NCPAP para validação;

• Aguardar o retorno dos autos com a ratificação/retificação da minuta.

O NCPAP também prestará orientações sobre temas e impactos das averbações de tempo de serviço visando padronizar o processo e reduzir possíveis erros.

Retorno ao NGP para Continuidade e Finalização do Processo

Após receber os autos com as considerações do NCPAP, deverá o NGP providenciar a publicação do ato.

Ao cadastrar os tempos privados constantes na CTC do INSS, o NGP deve verificar se há salários de contribuição repetidos no documento.

Caso isso ocorra e o mês seja aproveitado para averbação, os valores devem ser somados, respeitando o teto do INSS vigente à época. Em seguida, deve-se realizar o lançamento no PAGMAN04, conforme descrito a seguir:

LEI Nº 8.213, DE 24 DE JULHO DE 1991

Art. 32. O salário-de-benefício do segurado que contribuir em razão de atividades concomitantes será calculado com base na soma dos salários-de-contribuição das atividades exercidas na data do requerimento ou no período básico de cálculo, observado o disposto no art. 29.

INSTRUÇÃO NORMATIVA PRES/INSS Nº 128, DE 28 DE MARÇO DE 2022

Art. 225. O salário de benefício do segurado que contribui em razão de atividades concomitantes será calculado com base na soma dos salários de contribuição das atividades exercidas no período básico de cálculo.

Após a publicação, a inclusão no SEI deve ser feita em formato PDF, como documento NATO-DIGITAL. Lembrar de destacar apenas o número do DODF, o número da Ordem de Serviço e o ato específico do interessado, pois isso facilita e agiliza uma nova análise da averbação, se necessário.

Após o cadastramento ou a correção da averbação por meio das telas CADAVB02 e CADAVB03, o NGP deve verificar a correção dos dados utilizando as telas CADAVB31 e CADAVB32. Depois, deve-se incluir os documentos aos autos.

Se for necessário o pagamento de retroativos de ATS, o NGP deve realizar os cálculos e efetuar o pagamento no ano corrente. Caso haja valores devidos a exercícios anteriores, os cálculos devem ser enviados para a GECAD/DIAP para registro nos assentamentos funcionais do requerente (PAGPDT).

⚠️Importante:

Ao realizar os cálculos, é fundamental observar que o marco da prescrição é a data do requerimento, conforme o Parecer PGDF nº 906/2017, que estabelece:

"Assim, poderia a interessada, em tese, deduzir o pedido de concessão de efeitos retroativos, até porque o ato administrativo que defere a averbação de tempo de serviço tem natureza declaratória, servindo a data do requerimento somente como marco da prescrição quinquenal das parcelas remuneratórias devidas ao servidor."

Após, registrar no CADHIS88.

Se houver reconhecimento de tempo especial na CTC, registrar também no CADHIS88 e CADTPS01, conforme o manual de tempo especial emitido pela SES-DF, disponível na pasta compartilhada GAPE-ARQUIVOS, nos itens 6.9.2 e 7.

Se a conclusão da averbação impactar outros direitos do servidor, como a continuidade da contagem da licença-prêmio ou licença-servidor, concessão de abono de ponto, usufruto de férias ou permanência no Plano de Seguridade Social em vez da Previdência Complementar, o NGP deverá enviar para o interessado um informativo com as devidas orientações e os procedimentos administrativos necessários para a efetivação desses direitos (e-mail). Isso garantirá que o interessado regularize sua situação funcional, evitando prejuízos tanto para ele quanto para o erário.

Por fim, deve-se dar ciência ao interessado sobre a finalização da averbação e arquivar os autos.

Dúvidas frequentes

1. Posso averbar o tempo de serviço realizado por meio de contrato temporário no âmbito da administração pública distrital?

O Parecer Jurídico SEI-GDF n.º 723/2017 - PGDF/GAB/PRCON avaliou o caso de servidor que realiza trabalho temporário no âmbito da administração pública direta distrital. Até o advento da Emenda Constucional nº 20/1998 o serviço público prestado na Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Distrito Federal era contado para fins de aposentadoria e adicionais. A partir de 15/12/1998 o tempo de serviço que não seja em cargo efetivo é contado apenas para fins de aposentadoria e disponibilidade, conforme entendimento firmado pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal (Manual de Aposentadorias e Pensões - Resolução 299/2016). A servidora interessada prestou serviço temporário entre 27/04/1999 e 31/05/2006, razão pela qual não faz jus à contagem de tempo de serviço para fins de adicional por tempo de serviço, tendo em vista que prestados após 15/12/1998. Entendeu-se que o trabalho temporário realizado no âmbito da administração pública direta distrital não deverá ser averbado para fins de adicional por tempo de serviço, tendo em vista que o serviço foi prestado após 15/12/1998, conforme entendimento do Tribunal de Contas do Distrito Federal. Pelas mesmas razões, o serviço prestado à Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Distrito Federal em cargos exclusivamente em comissão até 15/12/98 são averbáveis para fins de aposentadoria e adicionais. A partir dessa data, conta-se apenas para fins de aposentadoria e desde que acompanhado da respectiva certidão expedida pelo Instituto Nacional de Seguro Social – INSS, conforme entendimento do Tribunal de Contas do Distrito Federal.

Ver também

• Aposentadoria
• Contagem de Tempo de Serviço
• Adicional por tempo de serviço (ATS)

Referências